MENGENAL PEKERJAAN DOKUMEN KONTROL

Daftar Isi

• 1. JENIS DOKUMEN
• 1.1. Dokumen Umum / General
• 1.2. Dokumen Engineering
• 1.3. Dokumen QC ( Quality Control )
• 1.4. Dokumen Prosedur
• 2. PENOMORAN DOKUMEN
• 2.1. Kode Unik
• 2.2. Nomor Urut
• 2.3. Nomor Revisi

 CARA MEMBUAT JENIS DOKUMEN DAN NOMOR DOKUMEN



Penyusunan arsip dokumen / Photo by AW_Media




Pada artikel sebelumnya, telah dijelaskan mengenai ruang lingkup serta tahapan - tahapan yang harus dilakukan oleh seorang dokumen kontrol, silahkan buka link berikut ini : Mengenal Dokumen kontrol

Jika melihat trendnya saat ini, peran seorang dokumen kontrol sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan kontraktor, apalagi berhubungan dengan proyek - proyek berskala besar, semacam industri Migas, Petrochemical, High risk building dan sejenisnya.

Seorang dokumen kontrol harus mampu mengidentifikasi atau mengelompokan jenis - jenis dokumen untuk setiap departmen atau divisi serta jenis pekerjaan. Nahh...buat rekan - rekan yang baru mengenal dokumen kontrol atau yang bekerja sebagai dokumen kontrol, silahkan baca artikel ini sampai selesai...

Baiklah kita lanjutkan ke topik selanjutnya, yaitu cara mengenali jenis dokumen dan penomoran dokumen.

JENIS DOKUMEN

Dalam sebuah pekerjaan proyek ada beberapa dokumen yang harus di berikan kode atau nomor unik sebagai pembeda pada setiap dokumen, gunanya untuk memudahkan para pengguna mengenali setiap dokumen - dokumen tersebut. Di bawah ini jenis - jenis dokumen yang terbagi dalam beberapa kelompok dan umum digunakan oleh setiap perusahaan kontraktor secara umum.

1.    Dokumen Umum / General

Yang dimaksud general dokumen adalah suatu dokumen yang di kelompokan berdasarkan kriteria umum dan tidak masuk kedalam kelompok dokumen spesifik serta dokumen ini dapat digunakan oleh semua disiplin kerja. Berdasarkan pengalaman penulis ada beberapa dokumen yang di kelompokan ke dalam dokumen ini yaitu Dokumen Master, Dokumen schedule proyek, dokumen progress proyek, HSE Plan, Procurement plan, Vendor list, sertifikat keahlian, Laporan Bulanan, Mechanical Completion Procedure, Pre-Commissioning procedure dan sejenisnya. Biasanya setiap perusahaan mempunyai standar dokumen yang sudah baku, silahkan di sesuaikan saja dengan yang sudah ada.

2.    Dokumen Engineering

Dokumen Engineering adalah sebuah dokumen yang termasuk kedalam pekerjaan engineering, dokumen ini dibagi menjadi beberapa dokumen yang masing - masing isinya berbeda dengan yang lainnya. Dokumen ini juga dibagi menjadi beberapa disiplin ilmu sesuai dengan bidang yang sedang di kerjakan, secara umum dokumen ini terbagi menjadi 5 disiplin ilmu, diantaraya Civil & Struktur, Mechanical, Piping, HVAC, Elektrikal & Instrument. Selain terbagi menjadi 5 disiplin ilmu dokumen ini terbagi menjadi 3 kategori dokumen, diantaranya :

• Data Sheet : Dokumen yang berisi tentang data spesifikasi material atau equipment / mesin, berupa spesifikasi teknis produk yang digunakan, Merk, ukuran, Standarisasi material, sertifikat material dan sejenisnya.

• Calculation Sheet : Dokumen yang berisi tentang data perhitungan teknis terkait material atau equipment yang digunakan dalam suatu pekerjaan proyek. Misalnya data perhitungan struktur beton pondasi mesin, data perhitungan kapasitas pendingin ruangan, data perhitungan penerangan dan sejenisnya.

• Drawing / Gambar : Dokumen yang berisi tentang gambar tehnik yang terdiri dari gambar layout, detail & potongan gambar disertai dengan ukuran, kop gambar dan keterangan - keterangan lainnya yang berisikan tentang informasi - informasi teknis.

• Approval Material : Dokumen yang berisi tentang spesifikasi material atau equipment yang di gunakan dalam suatu pekerjaan proyek, dokumen ini hampir mirip dengan data sheet tapi pada dokumen ini hanya mencantumkan merk, ukuran dan type yang digunakan, biasanya dilampirkan dalam bentuk brosur atau katalog produk. 

3.    Dokumen QC ( Quality Control )

Selanjutnya dokumen QC yaitu sebuah dokumen yang berkaitan dengan aktifitas Quality Control, mulai dari standarisasi inspection sampai report QC. Secara umum dokumen yang dapat di kategorikan sebagai dokumen QC yaitu QC Plan, Report QC, Inspection Procedure, Form permintaan inspeksi dan sejenisnya.

4.    Dokumen Prosedur 

Yang terakhir adalah dokumen prosedur yaitu dokumen yang berkaitan dengan aktifitas kontruksi atau akatifitas pekerjaan di site atau di lapangan. Dokumen ini berisi tentang prosedur kerja, tahapan kerja, proses kerja serta standarisasi kerja.

Dari keterangan di atas dapat di simpulkan bahwasanya dokumen - dokumen tersebut dapat terbagi menjadi 5 disiplin kerja dan 4 standar dokumen. Agar mempermudah pada saat penomoran dokumen alangkah baiknya pembagian jenis dokumen ini di buatkan bagan atau struktur, seperti contoh di bawah ini.  



Bagan pembagian jenis dokumen - Design by AW_Media




Jika di lihat di dalam bagan di atas, sudah bisa di pastikan penomoran dokumen akan jauh lebih mudah di banding tidak ada sama sekali. Jadi dokumen tersebut sudah di bagi menurut kategori, disiplin dan pekerjaannya.

PENOMORAN DOKUMEN

Penomoran dokumen adalah suatu kegiatan yang terkait dengan pemberian nomor atau kode unik pada setiap dokumen, supaya memudahkan dalam penyusunan dan penelusuran setiap dokumen. Pemberian nomor dokumen bukan sekedar memberi nomor saja tetapi harus memasukan kode unik supaya dokumen tersebut dapat teridentifikasi dengan jelas.

Dari uraian di atas tentang jenis - jenis dokumen, sudah pasti dapat disimpulkan kode unik apa saja yang dapat di masukan ke dalam sebuah nomor dokumen. Mari kita coba jabarkan satu persatu.

1.    Kode Unik

Seperti yang sudah di jelaskan di atas, kode unik dapat terdiri dari huruf atau angka dengan jumlah 1 atau 3 huruf, usahakan nomor unik jangan terlalu panjang. Penggunaan kode unik ini agar disesuaikan dengan jenis dokumennya, buatlah masing - masing jenis dokumen dengan kode unik yang berbeda. Contohnya :

• Yang mengeluarkan dokumen diberi kode : DC, ENG, PUR dan lain sebagainya.
• Kategori dokumen, misalnya : General Document diberi kode : GD dan lain sebagainya.
• Disiplin kerja, misalnya : Civil diberi kode : C, CV, CS dan lain sebagainya.
• Dokumen kerja, misalnya : Data Sheet diberi kode : DS, SM, AM dan lain sebagainya, Prosedur kerja di beri kode : WP, PK, WMS, WPS dan lain sebagainya. 

Contoh di atas merupakan kode - kode unik yang akan di cantumkan kedalam penomoran dokumen, silahkan rekan - rekan kembangkan sendiri atau sesuaikan dengan kode yang sudah di keluarkan oleh masing perusahaan.

2. Nomor Urut

Nomor urut adalah suatu penomoran dokumen yang disesuaikan dengan list dokumen yang sudah di buat. jadi teman - teman harus membuat list dokumen atau daftar dokumen terlebih dahulu, dokumen apa saja yang akan di buat. nah..setelah jadi buatlah nomor urut dokumen dimulai dari atas terus kebawah. nomor urut di sesuaikan dengan jenis pekerjaan. Biasanya nomor urut ini menggunakan angka dengan jumlah 3 digit sampai 4 digit ( 001, 002... atau 0001, 0002 ) tergantung jumlah keseluruhan dokumen yang akan di buat. Misalnya dokumen general ada 30 dokumen jadi nomor urutnya mulai dari 001, 002, 003,....030 begitu seterusnya untuk dokumen lainnya.

3. Nomor Revisi

Nomor revisi adalah suatu penomoran dokumen yang di khsususkan jika ada perubahan pada setiap dokumen yang pernah dibuat. Biasanya nomor revisi terdiri dari 2 angka saja dimulai dari angka "00", jika ada perubahan pada setiap dokumen dan dokumen tersebut di perbaiki, maka nomor revisi dokumen tersebut berubah menjadi 01 dan seterusnya jika ada perubahan lagi pada setiap dokumennya.

Dari keterangan di atas sudah dapat di simpulkan tentang pentingnya penomoran pada setiap dokumen proyek. Di bawah ini contoh penomoran dokumen berdasarkan jenis - jenis dokumennya.



Struktur penomoran dokumen / Design by AW_Media




Mari kita buat contohnya ya :

XX-XX-Y-ZZ-NNN-RR

DC-ED-M-DS-001-00

Dimana :    DC = Document Control

                               ED = Engineering Document

                               M = Mekanikal

                               DS = Data Sheet

                               001 = Nomor urut dokumen

                               00 = Nomor Revisi Dokumen 

Kesimpulan :

Dari uraian di atas dapat disimpulkan yaitu setiap penomoran dokumen harus di mulai dari identifikasi dokumen itu sendiri. Mulai dari siapa / divisi / departemen yang mengeluarkan dokumen, type dokumen, jenis pekerjaan, jenis dokumen, nomor urut dan nomor revisi.

Setelah identifikasi dokumen terbentuk barulah memberikan kode unik pada setiap dokumen dan di lanjutkan dengan nomor urut serta nomor revisi dokumen.

Baiklah rekan - rekan sekalian inilah sekilas tentang metode atau cara membuat nomor dokumen, tulisan di atas hanya sekedar contoh berdasarkan pengalaman penulis tentang metode penulisan dan penomoran dokumen, mudah ya...silahkan di pelajari dan di kembangkan menjadi lebih baik dan bagus. 

Semoga artikel ini bermanfaat buat pembaca semuanya, khususnya bagi penulis mudah - mudahan menjadi ladang amal untuk saling menebarkan ilmu dan pengalaman. Aamiin.

Silahkan tinggalkan pesan...untuk perbaikan artikel ini menjadi lebih baik lagi.




Salam & Sukses

AW_Media 







 




 

 

Continue

BUAT YANG INGIN KERJA DI PROYEK BAGIAN DOKUMEN KONTROL

Daftar Isi

• 1. APA ITU DOKUMEN KONTROL
• 2. TUGAS UTAMA DOKUMEN KONTROL
• 2.1. Membuat penomoran dokumen
• 2.2. Membuat system dokumentasi
• 2.3. Distribusi Dokumen
• 2.4. Laporan Dokumen
• 2.5. Menyusun Dokumen
• 3. LANGKAH AWAL DOKUMEN KONTROL
• 3.1. PERSIAPAN KERJA
• 3.2. PEMBAGIAN JENIS DOKUMEN
• 3.3. PENOMORAN DOKUMEN
• 3.4. MEMBUAT TABULASI DOKUMEN
• 3.5. DISTRIBUSI DOKUMEN
• 3.6. LAPORAN DOKUMEN

 MENGENAL DOKUMEN KONTROL 

Kesibukan seorang dokumen kontrol / Photo by AW_Media

Dalam sebuah struktur organisasi proyek ada jabatan yang namanya document control, yaitu jabatan paling bawah dalam sebuah struktur organisasi tim proyek ( Project Management Team ). Walaupun berada di posisi bawah bukan berarti jabatan tersebut diremehkan ya..karena document control mempunyai peranan penting dalam suatu pekerjaan proyek. Kalo tidak ada document control..apa jadinya keberadaan dan sirkulasi dokumen di setiap proyek...bisa amburadul deh... 

Sebelumnya kita lihat dulu struktur organisai proyek secara umum, ada dimana sih document control itu...

Created by AW_Media

Buat teman - teman..jangan berkecil hati ya...tapi setidak - tidaknya posisi inilah yang sangat penting buat temen - temen yang baru lulus sekolah dan kepingin kerja di proyek, awali langkah dengan proses yang baik. Ilmu dan Belajar itu tidak harus dari sekolah, ilmu dan belajar itu bisa didapatkan dari mana saja, dari tempat kerja, lingkungan, keluarga, teman dekat dan lain - lain.

APA ITU DOKUMEN KONTROL

Dokumen kontrol adalah orang yang mengatur dan menyusun sistem pendokumentasian didalam sebuah organisasi baik secara softcopy ( file di komputer ) maupun hardcopy ( file pisik ). Seorang dokumen kontrol harus tahu dan mengerti bagaimana menyusun suatu format dokumen, system pendistribusian dokumen sampai laporan rekapan dokumen.

Karena pekerjaan di suatu proyek sangatlah komplex dan multi disiplin, jadi seorang dokumen kontrol harus benar - benar mengerti system pendokumentasian serta penamaan untuk masing - masing disiplin.

Jika dalam suatu proyek sebuah perusahaan kontraktor hanya mengambil pekerjaan kontruksinya saja, maka pekerjaan dokumen kontrol tidak terlalu banyak dan rumit, tapi jika pekerjaan yang diambil berupa EPC ( Engineering, Procurement & Construction ) maka peranan seorang dokumen kontrol sangatlah penting dan banyak.

Jadi itulah sekilas pandangan sebuah pekerjaan dokumen kontrol, pusing ya....jangan pusing..karena semua pekerjaan itu pusing...kalo ngga mau pusing ya ngga usah kerja...ngga kerja tambah pusing....karena itu sudah menjadi resiko orang bekerja.

TUGAS UTAMA DOKUMEN KONTROL

Seorang dokumen kontrol mempunyai fungsi dan tugas utama, yaitu :
        1.    Membuat penomeran dokumen masing - masing disiplin
        2.    Membuat system dokumentasi yang mudah dan dapat dibaca oleh semua orang.
        3.    Melakukan distribusi dokumen ke setiap departemen, personal atau ke instansi lain.
        4.    Membuat laporan dokumen.
        5.    Membuat dan menyusun semua dokumen proyek.

1.    Membuat penomoran dokumen 

Dalam setiap dokumen yang dibuat harus mempunyai nomer dokumen yang menjadi pembeda dari dokumen - dokumen lainnya. Sebelum membuat nomor dokumen seorang dokumen kontrol harus tahu dokumen apa saja yang akan dibuat oleh masing - masing personal di tiap - tiap disiplin. Dalam sebuah proyek yang sudah berjalan, biasanya penomoran dokumen sudah ada dan diterbitkan oleh owner atau pemberi kerja. Jadi seorang dokumen kontrol hanya memodifikasi nomer sesuai dengan disiplin kerja. 

2.    Membuat system dokumentasi

Sistem dokumentasi adalah suatu penyusunan dokumen baik secara file software maupun file hardcopy. penyusunan dokumen harus bisa dibaca dan dimengerti oleh semua orang bukan hanya dokumen kontrol saja. Jadi seorang dokumen kontrol sudah harus bisa membuat list dokumen berupa tabulasi yang dapat dibaca dan dimengerti semua tim project, karena dasar sebuah laporan dokumen berawal dari sistem dokumen yang baik.

3.    Distribusi Dokumen

Distribusi dokumen adalah pengiriman dokumen ke setiap personil yang terlibat dalam suatu kegiatan proyek. Dalam hal ini seorang dokumen kontrol harus bisa membuat bentuk distribusi dokumen tersebut, biasanya dalam bentuk dokumen transmittal. Nah..dokumen dokumen transmittal itu juga harus di beri nomor dokumen.

4.    Laporan Dokumen

Seorang dokumen kontrol juga harus bisa membuat laporan progress dokumen, yaitu berupa laporan berapa banyak dokumen engineering yang di submit ke pihak owner atau main contractor, Memilah dokumen yang approved, Not Approved atau Approved as Note. Menyiapkan dokumen presentasi meeting dan menjadi notulen meeting.

5.    Menyusun Dokumen

Penyusunan dokumen dilakukan agar dokumen terlihat rapih dan dapat dibaca dan dimengerti oleh semua pihak. Susunan dokumen tersebut diletakan dalam sebuah file atau folder dan ditempatkan pada sebuah rak buku atau lemari file. diberi kode atau nama agar semua pihak tidak ada kesulitan dalam menemukan dokumen yang diinginkan.

LANGKAH AWAL DOKUMEN KONTROL

Seorang dokumen kontrol harus sudah tahu sistematika dokumen kontrol yaitu harus sudah tahu bagaimana mengawali sebuah pekerjaan, setidaknya sudah tahu darimana harus mulai membuat dan menyusun sebuah dokumen. Mari kita lihat diagram dibawah ini tentang mengawali suatu pekerjaan dokumen kontrol.

6 langkah menjadi dokumen kontrol / Created by AW_Media

Secara umum ada 6 langkah untuk memulai pekerjaan sebagai dokumen kontrol, diantaranya yaitu :

1.    PERSIAPAN KERJA

Untuk memulai suatu pekerjaan sudah seharusnya menyiapkan segala kebutuhan untuk menunjang pekerjaan dokumen kontrol mulai dari meja kerja, perangkat kerja, alat bantu kerja dan lain sebagainya.

2.    PEMBAGIAN JENIS DOKUMEN

Berikutnya adalah pembagian jenis dokumen, seorang dokumen kontrol harus membagi beberapa dokumen sesuai dengan spesifikasi dan kegunaan dokumen itu sendiri, ini dilakukan untuk memudahkan dalam pemberian nomor atau kode dokumen. Jika belum mahir dalam penyusunan dokumen ini alangkah baiknya pembagian jenis dokumen ini melibatkan tim manajemen proyek. Lihat link berikut ini : Cara membuat jenis dokumen dan nomor dokumen

3.    PENOMORAN DOKUMEN

Setelah pembagian jenis dokumen selesai selanjutnya masuk ketahapa berikutnya yaitu penomoran dokumen. Secara umum nomor dokumen dibuat untuk memberikan kode unik dalam setiap pekerjaan, dan membedakan antara satu dokumen dengan dokumen lainnya. Biasanya nomor dokumen dibuat berupa kode huruf dan angka yang berdasarkan pada :

-    Yang menerbitkan dokumen ( Doc. control, nama perusahaan, nama proyek, nama departemen )

-   Jenis dokumen ( Gambar, Material Approval, Data perhitungan, Data spesifikasi mesin, Prosedure kerja, dokumen umum  ) 

-    Jenis pekerjaan ( Civil, Mekanikal, Elektrikal, Instrumen, Pipa, HVAC )

-  Kode Dokumen ( Jumlah dokumen dalam satu pekerjaan, contoh : Proyek A terdiri dari : 001 = Dokumen Approval material, 002 = Perhitungan Teknis, 003 = Data sheet mesin, 004 = Gambar, 005 = Prosedur kerja, 006 = Dokumen umum ) berarti kode dokumen dari 001 s/d 006.

-    Nomor urut dokumen ( dimulai dari atas dan seterusnya, contoh : 001, 002,....dst )

-    Nomor revisi ( no revisi atau nomor perubahan dokumen dan dimulai dengan angka 00, contoh : 00, 01, 02, ....dst )

4.    MEMBUAT TABULASI DOKUMEN

Yang dimaksud dengan tabulasi dokumen adalah pembuatan list atau daftar dokumen yang berisi tentang no dokumen, nama dokumen, jumlah dokumen, tgl pengiriman, tgl penerimaan, jenis dokumen, dan lain - lain. Jadi semua yang di kerjakan dari no 1 sampai no 3 di masukan ke dalam bentuk tabulasi atau daftar dokumen. Biasanya dimasukan ke dalam format excel, dengan kata lain seorang dokumen kontrol harus mahir menggunakan program excel di komputer.

5.    DISTRIBUSI DOKUMEN

Berikutnya adalah distribusi dokumen yaitu pengiriman dokumen - dokumen ke semua pihak yang terlibat dalam suatu pekerjaan. Pendistribusian dokumen ini bisa menggunakan softcopy ( email ) atau hardcopy dengan dibuktikan dengan form atau bukti pengiriman dokumen yang biasa disebut dengan transmittal. Dokumen transmittal ini berisi tentang nama dokumen, tanggal pengiriman, jumlah dokumen, nama pengirim dan nama penerima dan lain sebagainya.

6.    LAPORAN DOKUMEN

Terakhir adalah pembuatan laporan dokumen, di mana seorang dokumen kontrol akan membuat laporan progress penyelesaian dokumen, jumlah dokumen terakhir, jumlah dokumen yang di kirim, jumlah dokumen yang di setujui dan lain sebagainya, Laporan tersebut bisa dalam bentuk tabulasi excel atau bentuk grafik / kurva. Biasanya laporan tersebut dibuat setiap minggu atau setiap bulan sekali dan langsung dilaporkan ke atasan sesuai struktur organisasi yang telah dibuat.

Demikianlah uraian singkat mengenai ruang lingkup pekerjaan seorang dokumen kontrol dalam sebuah organisasi proyek. Semoga artikel ini menjadi sumber inspirasi serta menambah wawasan dan pengetahuan buat rekan - rekan yang ingin masuk ke dalam dunia proyek sebagai dokumen kontrol.

Jangan berkecil hati, banyak belajar dan membaca akan semakin pandai di kemudian hari, terus fokus dan tekun dalam menjalankan suatu bidang pekerjaan. Ada sebuah motto bagus nih "Janganlah pekerjaan itu menjadi beban buat dirimu, jadikanlah pekerjaan itu sumber ilmu dan pelajaran buat dirimu". 

Silahkan share artikel ini ke rekan - rekan anda sekalian, semoga menjadi manfaat dan berkah buat kita semuanya khususnya buat para pembaca setia Blog AW_Media.

Salam & Sukses

AW_Media

Artikel lainnya :

Continue