Just another free Blogger theme

Artikel Lainnya

Tampilkan postingan dengan label Manajemen. Tampilkan semua postingan
Tampilkan postingan dengan label Manajemen. Tampilkan semua postingan

CARA MEMBUAT FORMAT DOKUMEN TRANSFER

by AW_Media on November 10, 2022 No comments

 MENGENAL FUNGSI DAN CARA MEMBUAT DOKUMEN TRANSFER

Salam dan sukses selalu buat rekan - rekan semuanya, semoga apa yang anda lakukan hari ini menjadi berkah di kemudian hari. Aamiin..

Daftar Isi
Didalam setiap aktifitas kegiatan proyek selalu didukung dengan adanya dokumen, dokumen yang dibuat adalah suatu bukti pekerjaan kontruksi sedang dan atau sudah dilakukan. Didalam kegiatan proyek peran dokumen sangatlah penting dan dibutuhkan oleh setiap pekerja dan perusahaan, di karenakan dokumen adalah sebagai alat bukti suatu pekerjaan.

Didalam artikel ini mari kita mengenal fungsi dan cara membuat format dokumen transfer, buat rekan - rekan yang pernah bekerja sebagai dokumen kontrol pasti sudah paham ya..tentang dokumen ini..bagi yang belum, ikuti yu...artikel ini sampai selesai..

Sebelum lanjut..alangkah baiknya anda juga bisa mengenal dengan jabatan dokumen kontrol di dalam struktur organisasi proyek, silahkan ikuti link di bawah ini :

Cara membuat laporan mingguan

Fungsi dan tugas seorang dokumen kontrol


DEFINISI FORMAT DOKUMEN TRANSFER

Format dokumen transfer adalah suatu bentuk dokumen yang digunakan sebagai bukti bahwasanya seorang dokumen kontrol sudah mengirim dokumen ke pihak - pihak terkait.

Banyak istilah untuk menamakan format dokumen transfer ini, karena masing - masing perusahaan mempunyai istilah dan metode yang berbeda - beda tetapi mempunyai fungsi yang sama. Berdasarkan pengalaman saya ada beberapa nama lain untuk dokumen ini seperti Bukti Transfer Dokumen,  Transmittal Document, Deliverable Document, Form Distribusi Dokumen dan lain sebagainya. Jika anda mempunyai nama lain yang pernah dibuat, silahkan tinggalkan pesan di kolom komentar ya...

Nahh..ini adalah tugas seorang dokumen kontrol mulai dari membuat formatnya, memberi nama dokumen, memberi nomor dokumen sampai mengirim dokumen.

CARA MEMBUAT FORMAT DOKUMEN TRANSFER

Pertama kali yang harus anda pelajari adalah bagaiamana anda bekerja menggunakan program komputer yaitu program miscrosoft excel sebab program ini sangat mudah dan umum digunakan oleh semua orang.

Silahkan anda buka file baru ms. excel di komputer atau laptop anda, seperti contoh di bawah ini :

Contoh format excel

1.    Cara membuat kolom pada bagian atas halaman ( Header page ) 

Silahkan anda buat beberapa kolom dan tabulasi untuk penempatan keterangan dokumen yang dibutuhkan. Silahkan isi kolom - kolom tersebut dengan nama Judul Dokumen, Logo  dan nama Perusahaan dan lain sebagainya, lihat contoh di bawah ini.

Bentuk kolom dan keterangan bagian atas halaman - Header Page / Design by AW_Media


Dari gambar di atas dapat dilihat beberapa keterangan terkait dengan format dokumen yang sedang anda buat. Pada bagian paling atas isilah dengan logo dan nama perusahaan, nama dokumen ( contoh : Form Transfer Dokumen ), Nomor dokumen dan tanggal. Pada bagian bawahnya silahkan anda isi dengan pengirim dan penerima, nama pengirim dan nama penerima, nama perusahaan, Alamat perusahaan dan jenis dokumen yang akan anda kirim.

2.    Cara membuat kolom dan keterangan pada bagian tengah halaman ( Middle Page )

Selanjutnya anda buat lagi kolom dan keterangan pada bagian tengah halaman atau middle page, biasanya bagian ini untuk keterangan dokumen yang akan dikirim, lihat contoh di bawah ini.

Bentuk kolom dan keterangan bagian tengah halaman - Middle Page / Design by AW_Media

Dari contoh di atas dapat di lihat, terdapat beberapa kolom untuk keterangan dokumen berupa tempat kalimat atau narasi surat menyurat dan pada bagian bawahnya terdiri dari kolom nomor urut, nama dokumen, status dokumen dan keterangan.

Jika diperhatikan pada kolom status, di situ tulisan status saya beri tanda bintang, berarti untuk kolom tersebut silahkan anda isi dengan kode atau nama inisial. Contoh yang saya buat adalah menggunakan kode huruf dan sudah beri keterangan pada bagian bawahnya.

Baiklah rekan - rekan sekalian, sampai di sini sudah paham ya mengenai format dokumen yang akan dibuat, silahkan anda kembangkan menjadi lebih baik dan lebih bagus. Mengenai bahasa yang digunakan silahkan anda sesuaikan dengan kebutuhan dan standar perusahaan tempat anda bekerja.

3. Cara membuat kolom dan keterangan pada bagian bawah halaman ( Footer Page )

Mari berlanjut ke tahapan berikutnya, yaitu membuat kolom dan keterangan pada bagian bawah halaman - Footer Page. Pada bagian bawah halaman ini hanya terdiri dari kolom dan keterangan untuk tanda tangan pengirim dan penerima disertai dengan tanggalnya. Silahkan anda lihat contoh di bawah ini.

Bentuk kolom dan keterangan bagian bawah halaman - Footer Page / Design by AW_Media

Dapat dilihat ya..pada bagian bawah halaman hanya terdapat kolom dan keterangan untuk tanda tangan serta nama pengirim dan penerima dokumen. Jangan lupa berilah kolom tambahan untuk catatan jika diperlukan.

Untuk membuat bentuk tabulasi dan kolom pada contoh di atas, silahkan anda kembangkan di program excel anda, buatlah bentuk dokumen yang bagus dan komunikatif. Untuk menambah kolom, memperlebar jarak kolom atau row, memperbesar bentuk font serta mengatur jarak tulisan anda, silahkan pelajari cara menggunakan program excel di berbagai media internet baik di dalam artikel maupun di dalam video youtube. ( Lihat link artikel pada bagian akhir tentang cara menggunakan program excel )

CARA MENGIRIM DOKUMEN 

Dalam sistem pengiriman dokumen hanya ada dua cara, yaitu pengiriman dokumen secara manual dan pengirriman dokumen secara otomastis.

1.    Pengiriman dokumen secara manual

Pada era globalisasi saat ini ada beberapa pengiriman dokumen yang masih menggunakan pengiriman secara manual, yaitu pengiriman dokumen dalam bentuk fisik atau Hardcopy. Jadi dokumen yang akan dikirim harus di print out atau di foto copy terlebih dahulu dan disusun rapih, lalu dikirim ke pihak - pihak terkait dengan di sertai bukti transfer dokumen. Jika yang menerima dokumen lebih dari satu orang, maka dokumen yang akan dikirim harus dibuat sesuai dengan kebutuhan penerimanya, jadi berapa banyak dokumen yang harus di print out dan di foto copy ya...

2.    Pengiriman dokumen secara otomatis

Yang kedua adalah pengiriman secara otomatis yaitu pengiriman dokumen melalui jaringan internet, pengiriman dokumen ini dalam bentuk soft copy atau file yang dikirim melalui email atau jaringan sosial media lainnya. Pengiriman secara otomatis ini sangat mudah, cepat dan singkat serta ringan biayanya, karena tidak menggunakan banyak kertas utk memperbanyak dokumen. Sebelum dokumen dikirim alangkah baiknya file tersebut disimpan dalam bentuk extension PDF serta dilampirkan form transfer dokumen.

Seiring berjalannya waktu dan tehnologi informasi sudah semakin canggih, maka pengiriman dokumen melalui jaringan internet ini sudah mulai banyak digunakan oleh semua kalangan, karena dapat mempersingkat waktu, jarak dan biaya serta aman atau dokumen tidah mudah rusak.

CARA MENYIMPAN DOKUMEN DALAM BENTUK PDF 

Sekilas saya jelaskan bagaiamana cara menyimpan file excel ke dalam bentuk extension PDF, saya rasa rekan - rekan pastisudah pada tahu ya...bagaiamaba menyimpan file excel ke dalam bentuk PDF, tapi tidak ada salahnya juga ya saya jelaskan di dalam artikel ini.

Setelah form transfer dokumen ini selesai dibuat dan diisi dengan benar sesuai dengan kebutuhan, maka sebelum dikirim alangkah baiknya file tersebut disimpan dalam bentuk PDF dengan cara seperti contoh di bawah ini.

-    Masuk ke dalam menu file / ikon file ( pojok kiri atas )

-    Lalu klik save as ( sesuai tanda panah di bawah )

Cara menyimpan file ke dalam bentuk PDF / Design by AW_Media

Cara menyimpan file ke dalam bentuk PDF / Design by AW_Media

Setelah anda klik ikon save as maka akan muncul tabulasi ( seperti contoh di bawah ini ), silahkan anda pilih lokasi alamat tempat menyimpan file anda, lalu ikuti sesuai nomor urut ya, 1-Tulis nama file anda, 2-Klik type penyimpanan ( ikon save as type ), 3-pilih extension PDF, 4-Klik save.

Cara menyimpan file dalam bentuk PDF / Design by AW_Media

File anda sudah tersimpan dalam bentuk PDF sesuai alamat file yang anda masukan, biasanya akan muncul fokumen PDF secara otomatis pada layar monitor anda.

Baiklah rekan - rekan sekalian, itulah sekilas tentang cara menyimpan file anda ke dalam bentuk PDF, jika rekan - rekan ada yang punya cara yang lebih baik dan lebih bagus, silahkan tinggalkan pesan di kolom komentar ya..

" Mari berbagi ilmu demi kemajuan bersama, berilmu amaliah beramal ilmiah "  


KESIMPULAN

Dari uraian di atas dpat disimpulkan bahwasanya sebuah form transfer dokumen sangatlah penting dan dibutuhkan oleh semua perusahaan, khususnya perusahaasn yang bergerak di bidang konraktor sebagai bukti telah mengirim suatu dokumen.

Dengan semakin tingginya tehnologi informasi maja semakin cepat dalam pengiriman suatu dokumen, jarak yang jauh dapat ditempuh dengan cepat dan singkat. Saat ini pula masih ada beberapa perusahaan yang masih menggunakan pengiriman dokumen secara manual melalui transportasi logistic jalur darat, laut dan udara.

Jika setiap pengiriman dokumen yang melalui jaringan internet baik melalui email atau sosial media alangkah baiknya file tersebut sudah dalam bentuk PDF, guna menghindari hal - hal yang tidk diinginkan oleh orang - orang yang tidaj bertanggung jawab.


Baiklah rekan - rekan sekalian, sekilas artikel ini tentang fungsi dan cara membuat format dokumen transfer. Semoga artikel ini bermanfaat buat anda sekalian dan mudah - mudahan dapat dijadika acuan atau referensi anda di tempat anda bekerja. Silahkan dikembangkan menjadi lebih baik dan lebih bagus dan disesuaikan saja dengan standar dokumen perusahaan tempat anda bekerja.


GOOD JOB & SAFETY FIRST


Salam & Sukses

AW_Media


Silahkan baca artikel terkait di bawah ini :

1.    Mengenal fungsi dan tugas Project Kontrol

2.    Yang ingin kerja sebagai Dokumen Kontrol

3.    Mengenal fungsi dan tugas Dokumen Kontrol

 

Referensi Artikel terkait :

1.    12 Tips Cara Belajar Menggunakan Excel Dengan Cepat oleh Windowsku.com

2.    Tutorial cara menggunakan microsoft excel dasar & fitur - fitur excel oleh Kelas Excel 



 

 

 

 

MENGENAL PEKERJAAN PROJECT KONTROL

by AW_Media on November 02, 2022 No comments

 MENGENAL FUNGSI DAN TUGAS PROJECT KONTROL

Fungsi & tugas seorang Project Kontrol / Design by AW_Media

Daftar Isi

Selamat & sukses selalu untuk rekan - rekan semuanya, semoga selalu dilindungi oleh Allah SWT atas segala aktifitas dan pekerjaan yang saat ini anda jalani.

Pada artikel sebelumnya, saya sudah membahas tentang fungsi dan tugas seorang dokumen kontrol, dimana salah satunya berkaitan dengan fungsi dan tugas seorang project kontrol. silahkan klik artikel saya di bawah ini tentang fungsi dan tugas seorang dokumen kontrol, yaitu :

1.    Mengenal pekerjaan seorang dokumen kontrol

2.    Tugas dan fungsi seorang dokumen kontrol

3.    Cara membuat daftar dokumen

4.    Cara membuat laporan rapat mingguan

Di dalam artikel ini saya akan menjelaskan tentang pekerjaan, fungsi dan tugas seorang project kontrol. Saat ini dunia kontruksi khususnya perusahaan kontraktor sangat membutuhkan seseorang yang handal dan mahir dalam bidang project kontrol, mulai dari perencanaan kerja sampai dengan penyelesaian akhir proyek, lebih lengkapnya akan saya jabarkan dalam artikel ini. Mari kita lanjutkan pembahasannya, baca sampai selesai ya..semoga bermanfaat.

DEFINISI PROJECT KONTROL

Project kontrol adalah sebuah jabatan dalam suatu organisasi atau perusahaan yang disandang oleh sesorang yang mempunyai keahlian dalam sistem kontrol dan sistem dokumen dalam suatu proyek kontruksi. Selain kontrol dalam bentuk pisik juga kontrol dalam bentuk dokumen yaitu berupa laporan kemajuan suatu pekerjaan dan laporan tagihan pembayaran suatu pekerjaan. Seorang project kontrol harus mahir dalam menggunakan aplikasi komputer berupa ms. office seperti excel. word & power point, juga harus mahir dalam membuat rencana kerja atau schedule kerja dengan menggunakan aplikasi microsoft project atau primavera.

Seorang project kontrol bertanggung jawab kepada manajemen perusahaan baik di manajemen site / lapangan dan manajemen kantor pusat ( Head Office ). Seorang project kontrol biasanya dibantu oleh beberapa staff diantaranya dokumen kontrol dan quantity surveyor. 

FUNGSI DAN TUGAS UTAMA PROJECT KONTROL

Seperti uraian di atas yaitu fungsi seorang project kontrol adalah mengontrol setiap kemajuan atau progress pekerjaan yang sedang berlangsung baik dari sisi engineering, procurement, QC serta kontruksi. 

Seorang project kontrol bertugas membuat suatu laporan kemajuan pekerjaan ( Work Progress ) dalam bentuk prosentase progress berdasarkan BoQ ( Bill of Quantity ) atau penawaran harga yang sudah disepakati bersama antara kontraktor dan owner / pemilik. Selain itu pula seorang project kontrol harus mampu membuat perencanan kerja atau work schedule. 

Pada saat penyusunannya antara perencanaan kerja dan progress kerja harus selaras atau sesuai, jika ada salah satu pekerjaan tidak sesuai atau terlambat dari rencana kerja maka progress kerja tersebut menjadi berkurang atau minus, jika suatu pekerjaan melewati dari rencana kerja maka progress kerja tersebut menjadi plus atau ahead. 

Dikarenakan seorang project kontrol mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap semua jenis laporan, maka sudah seharusnya seorang project kontrol dapat menguasai dan memahami serta mengoperasikan aplikasi komputer terutama ms. office ( excel, word & power point ) serta microsoft project, akan lebih baik jika sudah menguasai program primavera.

Dibawah ini akan saya jelaskan secara singkat beberapa tugas atau pekerjaan yang harus dikuasai oleh seorang project kontrol.

1.    Membuat Rencana Kerja

Sebelum memulai suatu pekerjaan, seorang project kontrol harus membuat rencana kerja terkait pekerjaan yang akan berlangsung. Acuan untuk membuat rencana kerja adalah BoQ ( Bill of Quantity ) atau penawaran harga atau kontrak kerja yang sudah disepakati antara kontraktor dan owner / pemberi kerja. Rencana kerja dimulai pada saat kick of meeting diadakan atau rapat perdana terkait pelaksanaan kerja.

Perencanaan kerja dibuat supaya setiap pekerja atau tim yang terlibat dalam suatu pekerjaan proyek dapat mengetahui kapan pekerjaan tersebut dimulai dan kapan pekerjaan tersebut berakhir. Buat yang ada di tim manajemen proyek rencana kerja tersebut berguna untuk mengetahui kemajuan pekerjaan dalam setiap harinya, setiap minggunya dan setiap bulannya, juga untuk menghitung biaya yang harus dikeluarkan selama pekerjaan berlangsung.

Secara umum rencana kerja dimulai dari kick of meeting yang dilakukan tim manajemen proyek dengan tim pemberi kerja, selanjutnya sudah dapat dimulai dengan menyusun rencana kerja sebagai berikut :

1.    Rencana kerja Engineering

2.    Rencana kerja Purchasing atau kedatangan material dan equipment

3.    Rencana kerja pekerjaan kontruksi

4.    Rencana kerja Akhir atau Serah terima pekerjaan

Didalam rencana kerja tersebut terdapat beberapa point yang harus dibuat diantaranya divisi atau departement, nama pekerjaan, urutan pekerjaan, durasi pekerjaan, tanggal pekerjaan dimulai dan tanggal pekerjaan selesai. Seorang project kontrol sudah harus menetapkan pekerjaan - pekerjaan yang menjadi prioritas atau pekerjaan yang harus diselesaikan terlebih dahulu atau dapat diistilahkan sebagai Milestone. Rencana kerja ini dapat dibuat pada aplikasi Microsoft Project atau Primavera. Seperti contoh di bawah ini.

Rencana Kerja dalam Microsoft Project / Design by AW_Media

2.    Membuat Progress Kerja

Setelah rencana kerja sudah selesai dibuat, dilanjutkan dengan membuat progress kerja. Acuan pertama untuk membuat progress kerja adalah dari BoQ ( Bill of Quantity ) atau penawaran harga, dan durasi pekerjaan berdasarkan rencana kerja yang sudah dibuat. Progress kerja ini berisikan tentang detail pekerjaan yang tercantum pada BoQ, Bobot pekerjaan ( % ), Progress kerja setiap minggu dalam nilai nominal dan prosentase ( % ).

Pembuatan progress kerja ini biasanya sudah disepakati antara pemberi kerja dan penerima kerja. Progress kerja harus ditampilkan dalam bentuk nominal angka, prosentasi ( % ) serta kurva S. Pembuatan progress kerja ini dapat menggunakan aplikasi ms. excel, microsoft project atau primavera. Saran saya sih...gunakan program ms. excel saja karena lebih mudah dan sudah banyak yang terbiasa menggunakan aplikasi ini.

Progress kerja dan Kurva S / Design by AW_Media

3.    Membuat laporan hasil kerja

Tugas berikutnya dari seorang project kontrol adalah membuat laporan kerja. Laporan kerja ini terbagi menjadi 2 bagian, yaitu laporan kerja untuk rapat mingguan dan laporan progress kerja untuk tagihan pembayaran setiap bulan.

1.    Laporan rapat mingguan ( Weekly Meeting Report )

Seperti yang telah saya utarakan dalam artikel sebelumnya yaitu Tugas Dokumen Kontrol membuat laporan mingguan, seorang project harus dapat menyusun dan membuat laporan dalam bentuk presentasi menggunakan ms. power point. Didalam isi laporan tersebut terdiri dari beberapa item yang harus dijabarkan kedalam bentuk tabulasi, angka, prosentase dan grafik. Dapat dilihat dalam artikel sebelumnya yaitu "Tugas Dokumen Kontrol membuat laporan mingguan".

2.    Laporan progress kerja ( Monthly Report )

Tugas selanjutnya adalah membuat laporan progress kerja ( Monthly Report ), ini yang terpenting dalam setiap project, dengan adanya laporan progress kerja ini perusahaan anda akan mendapatkan bayaran sesuai kinerja tim selama pekerjaan berlangsung. Laporan progress kerja ini dapat dijadikan bukti penagihan ( payment ) progress setiap bulannya. Mulai dari progress engineering, pengadaan material dan equipment, pekerjaan kontruksi sampai dokumen serah terima pekerjaan.

Secara umum laporan progress kerja terdiri dari beberapa kriteria yang menyangkut semua aspek pekerjaan selama project berlangsung, maka dari itu seorang project kontrol harus dapat menyusun laporan tersebut sesuai dengan yang diinginkan owner, susunan laporan progress kerja ini antara lain yaitu :

1.    Judul laporan progress 

Halaman pertama yang terlihat dalam setiap laporan adalah judul, maka dari itu seorang project kontrol harus membuat judul yang sesuai dengan pekerjaan yang sedang berlangsung dan mudah terbaca oleh semua pihak yang terlibat dalam suatu project.

Di dalam halaman judul tersebut bukan hanya tercantum nama judul laporan saja tetapi harus ada keterangan - keterangan lain yang mengidentifikasikan suatu laporan. Pada bagian atas halaman dapat terdiri dari kolom yang berisikan logo dan nama perusahaan kontraktor, logo dan nama perusahaan owner / maincont, nama proyek atau pekerjaan, nomor kontrak kerja / PO dan nomor dokumen.

Bagian tengah halaman terdiri dari nama judul laporan ( contoh : Weekly Report 12th ), periode bulan berjalan ( contoh : 27/08/22 - 30/09/22 ). Pada bagian bawah halaman dapat terdiri dari kolom status dokumen yang berisikan kolom apporved, not approved dan approved with note. Tambahkan juga kolom untuk Nomor revisi, tanggal pengiriman serta kolom tanda tangan pembuat, pemeriksa dan menyetujui. Lebih jelasnya lihat contoh di bawah ini ya..

Judul Laporan Progress bagian atas ( Header ) / Design by AW_Media

Judul Laporan Progress bagian tengah ( Middle ) / Design by AW_Media

Judul Laporan Progress bagian bawah ( Footer ) / Design by AW_Media


2.    Isi laporan progress

Langkah selanjutnya adalah menyiapkan isi laporan progress, mengenai isi laporan progress ini tergantung kontrak kerja yang diambil oleh perusahaan kontraktor. Jika yang diambil kontrak EPC ( Engineering, Procurement and Construction ) maka isi laporan progress tersebut dapat dibagi sesuai dengan disiplin kerjanya dan di rangkum dalam satu rekapan progress. 

Contoh yang saya ambil adalah pekerjaan EPC untuk semua disiplin yaitu Civil, Mekanikal, Piping dan elektrikal. Maka laporan progress tersebut dapat disusun sebagai berikut : 

a. Rekapitulasi laporan progress semua disiplin.

b. Rekapitulasi laporan progress civil

c. Detail laporan progress civil

d. Rekapitulasi laporan progress Mekanikal

e. Detail laporan progress mekanikal

f. Rekapitulasi laporan progress piping

g. Detail laporan progress piping

h. Rekapitulasi laporan progress elektrikal

i. Detail laporan progress elektrikal 

Dalam setiap halaman laporan jangan lupa tambahkan kolom untuk tanda tangan pembuat, pemeriksa dan yang menyetujui dari kedua belah pihak yaitu kontraktor dan owner, seperti contoh di bawah ini.

Contoh kolom bagian bawah ( footer ) / Design by AW_Media

 

Di dalam isi dari semua laporan progress biasanya terdiri dari angka nominal sesuai kontrak kerja, jumlah atau volume dan satuannya ( unit, pcs, lot, pair, dsb ), bobot progress, nominal progress dan prosentase progress yang terbagi dalam dua periode yaitu progress bulan sebelumnya dan progress bulan saat ini, total akumulasi progress dalam nominal dan persen ( % ). Jadi semua yang tercantum dalam kontrak atau BoQ dimasukan kedalam tabulasi progress.

Selanjutnya anda tambahkan halaman untuk menampilkan progress dalam bentuk kurva S, gunanya yaitu untuk mengetahui pergerakan grafik progress setiap bulannya serta pencapaian dan kesesuaian terhadap rencana kerjanya, apakah sudah sesuai antara progress aktual dengan rencana kerja yang sudah dibuat sebelumnya.

3.    Dokumen pendukung lainnya

Jika dalam suatu progress kerja diminta untuk melampirkan dokumen - dokumen pendukung maka seorang project kontrol harus segera menyiapkan dokumen tersebut, biasanya dokumen yang diminta adalah sebagai pembuktian dari progress yang diajukan seperti maping progress dalam bentuk gambar layout yang sudah ditandai ( highlight ), dokumen hasil pemeriksaan QC, Dokumen Surat jalan masuk untuk material dan equipment, Rekapan dokumen engineering dan sejenisnya. 

KESIMPULAN

Dari uraian di atas sudah dapat disimpulkan beberapa pekerjaan utama seorang project kontrol yaitu membuat rencana kerja, membuat kemajuan kerja ( progress work ) dan Laporan hasil kerja. Selain itu ada beberapa pekerjaan lainnya yang masih berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab seoarang project kontrol yaitu kontrol terhadap progress dokumen, sistem dokumen dan sejenisnya serta kontrol terhadap pekerjaan di lapangan apakah sudah sesuai dengan rencana kerja dan lain sebagainya. Seorang project bertanggung jawab kepada atasan baik di dalam struktur manajemen proyek maupun manajemen kantor / perusahaan. 

Mengenai tugas lain - lainnya seorang project kontrol tidak jabarkan secara detail di dalam artikel ini, terlalu panjang nantinya..bisa bosan anda membacanya. jadi yang terpenting tugas utamanya saja bisa diselesaikan dengan baik dan benar. Jika teman - teman sudah ada yang terjun atau bekerja sebagai seorang project kontrol sepertinya sudah tahu ya fungsi dan tugas seoarang project kontrol, yang belum pernah dan berkeinginan menjadi seorang project kontrol silahkan dipelajari dan dikembangkan menurut keinginan anda. Semoga artikel ini dapat dijadikan referensi untuk teman - teman semuanya.

Tulisan mengenai urutan pekerjaan dan contoh gambar pada artikel di atas itu tidak baku ya..masih bisa dikembangkan dan dirubah sesuai dengan standar tempat anda bekerja. Karena artikel di atas saya tulis berdasarkan pengalaman saya sebagai seorang project kontrol dan disesuaikan dengan standar dokumen yang diberlakukan oleh perusahaan tempat saya bekerja dan owner.

Semoga artikel ini bermanfaat buat teman - teman semuanya, dan saya ucapkan terima kasih kepada teman - teman yang sudah membaca artikel ini dan bisa dijadikan referensi anda di tempat kerja. 


GOOD JOB & SAFETY FIRST

SUKSES SELALU BERSAMA ANDA


Salam & Sukses

AW_Media


Artikel Terkait lainnya :

Membuat Laporan Mingguan

Membuat daftar dan laporan dokumen proyek

Silahkan kunjungi link Youtube AW_Media Channel

AW_Media Channel

 

 

     

 

 

  

TUGAS DOKUMEN KONTROL MEMBUAT LAPORAN MINGGUAN

by AW_Media on Oktober 25, 2022 No comments

 MEMBUAT LAPORAN RAPAT MINGGUAN ( WEEKLY MEETING REPORT )

Daftar Isi

Setelah melalui proses panjang untuk membuat sebuah hasil rekap dokumen serta laporan dokumen, maka dari semua hasil tersebut dibuatlah sebuah laporan setiap minggunya yang akan ditampilkan dalam meeting atau rapat setiap minggunya. Biasanya rapat tersebut berupa laporan kemajuan kerja setiap minggunya dari kontraktor bersama dengan main cont. atau owner.

Untuk dapat membuat laporan rekap dokumen silahkan buka link artikel ini Membuat Daftar dan Laporan Dokumen Proyek. Selanjutnya mari sama - sama kita bahas tentang cara membuat laporan rapat mingguan.

DEFINISI LAPORAN RAPAT MINGGUAN ( WEEKLY MEETING REPORT )

Dalam setiap pekerjaan pastinya semua perusahaan kontraktor akan diminta pertanggung jawaban atas kinerja selama proyek berlangsung. Nah untuk mengetahui perkembangan kerja di proyek tersebut maka diadakanlah sebuah rapat setiap minggunya untuk membahas masalah kemajuan hasil kerja selama satu minggu. Tugas seorang Dokumen kontrol hanya membuat dan menyusun setiap laporan supaya tampilan laporan menjadi lebih baik dan informatif. Mengenai isi dari laporan tersebut berasal dari berbagai sumber diantaranya :

1.    Project Kontrol

2.    Engin eering

3.    Procurement 

4.    Kontruksi

5.    Quality Control 

7.    HSE ( Health, Safety and Environment ) 

Sebelum masuk ke dalam pembahasan pembuatan laporan rapat mingguan, alangkah baiknya anda mengenal terlebih dahulu sumber informasi yang menjadi dasar isi dari sebuah laporan mingguan.

1.    Project Control

Project Control adalah sebuah jabatan yang disandang oleh seseorang yang mempunyai keahlian pada bidang perencanaan ( planning ) dan pengontrolan terhadap kemajuan pekerjaan serta membuat tagihan ( payment ) progress pekerjaan setiap bulannya. Seorang project control akan membuat laporan perkembangan pekerjaan dalam bentuk tabulasi, prosentasi progress serta grafik ( Kurva S ). Seorang project control akan merangkum semua aktifitas pekerjaan yang berasal dari berbagai sumber, diantaranya Engineering, Kontruksi, QC, HSE, Procurement serta dokumen kontrol. Setelah semua dokumen sudah terangkum dan tersusun maka dokumen tersebut akan di kirim ke dokumen kontrol untuk dibuatkan nomor dokumen serta dokumen pengiriman ( Transmittal document ). 

2.    Engineering

Engineering adalah sebuah jabatan yang disandang oleh seseorang yang mempunyai keahlian pada bidang tertentu khususnya perencanaan, perhitungan dan gambar tehnik. Seorang engineering akan membuat laporan kemajuan hasil kerjanya berupa rencana kerja minggu ini dan minggu selanjutnya, produktifitas terhadap gambar dan dokumen tehnis lainnya, Mengangkat isu atau permasalahan seputar engineering. Laporan hasil kerja tersebut akan di laporkan ke project control untuk dibuatkan resumenya.

3.    Procurement

Procurement adalah sebuah jabatan yang disandang oleh seseorang yang mempunyai keahlian pada bidang pengadaan barang atau pembelian barang. Seorang procurement akan membuat laporan perkembangannya yaitu berupa informasi terkait kedatangan material, perencanaan pemesanan dan pembelian material, Membuat nama vendor atau rekanan penyuplai material atau barang. Semua informasi tersebut akan di berikan ke project control untuk dibuatkan resumenya.

4.    Kontruksi

Kontruksi adalah sebuah aktifitas pekerjaan yang melibatkan banyak pekerja, terutama pekerja yang mempunyai keahlian pada bidangnya masing - masing, contohnya pekerja civil, pekerja pemasangan struktur baja, juru las dan lain sebagainya. Para pekerja tersebut akan di pimpin oleh beberapa supervisor dan seorang manajer kontruksi. Seorang supervisor atau manger kontruksi akan membuat laporan perkembangan kemajuan perkerjaan di lapangan berupa kemajuan hasil kerja dalam satu minggu dan rencana pekerjaan  di minggu berikutnya, serta mengangkat isu yang berkembang di lapangan. Laporan tersebut akan di berikan ke project control untuk dibuatkan resume dan laporannya.

5.    Quality Control

Quality Control adalah sebuah jabatan yang disandang oleh seseorang yang mempunyai keahlian pada bidang inspeksi atau pengecekan kualitas hasil pekerjaan kontruksi. Seoarang Inspectorlah yang akan menentukan bagus tidaknya suatu hasil pekerjaan, ini dibuktikan pada hasil laporan pemeriksaan yang di tanda tangani dan disetujui oleh pihak maincont atau owner. Seorang QC akan membuat laporan QC berupa hasil pemeriksaan dalam form atau lembar inspeksi serta rencana pemeriksaan pada minggu berikutnya.

6.    HSE ( Health, Safety and Environment )

HSE atau Safety adalah sebuah jabatan yang disandang oleh seseorang yang mempunyai keahlian dalam bidang HSE dan mempunyai sertifikat K3 umum. Seorang safety akan membuat laporan mingguan yang berisi tentang kegiatan HSE selama satu minggu, Inspeksi berkala terhadap alat - alat kerja, jumlah ijin kerja di lapangan, temuan - temuan serta isu yang terjadi di lapangan.

Dari uraian di atas sudah dapat disimpulkan ya tugas sebenarnya seorang dokumen kontrol terhadap laporan mingguan ini. jadi yang membuat dan menyusun laporan mingguan adalah seorang project control, setelah laporan semua tersusun baru di serahkan ke bagian dokumen kontrol untuk dirapihkan dan distribusikan ke pihak - pihak terkait.

SUSUNAN LAPORAN RAPAT MINGGUAN ( WEEKLY MEETING REPORT )

Dalam sebuah rapat antara pelaksana kerja dan pemberi kerja biasanya dilakukan satu kali dalam seminggu atau disebut Weekly Meeting. Didalam rapat tersebut kontraktor akan menjelaskan dan menjabarkan kemajuan hasil kerja dalam satu minggu serta isu dan permasalahan yang terjadi dilapangan. Dalam hal ini semua yang terlibat dalam aktifitas proyek harus hadir untuk mewakili setiap permasalahan atau isu yang berkembang selama satu minggu.

Dalam sebuah rapat mingguan dibutuhkan sebuah laporan yang benar, aktual dan informatif. Jadi semua informasi yang tertuang dalam sebuah laporan harus benar dan dipresentasikan dengan jelas dan dimengerti oleh semua pihak. Karena laporan tersebut ditampilkan dalam bentuk presentasi biasanya seorang dokumen kontrol harus dapat menggunakan program komputer ms. power point.

Dalam sebuah laporan mingguan harus dapat tersusun dengan rapih dan sesuai dengan tahapan pembahasan. Mari kita bahas lebih lanjut tentang bagaimana menyusun sebuah laporan rapat mingguan atau Weekly Meeting Report.

1.    Judul 

Tahap awal yang harus dibuat adalah sebuah judul laporan yang terdiri dari logo perusahaan pemberi kerja dan logo kontraktor, nama proyek, Weekly Meeting ke-1, ke-2, ke-3 dan seterusnya serta tanggal-bulan dan tahun Weekly meeting dilaksanakan, Periode tanggal dalam satu minggu, contoh nya dari tanggal 02/05/22 s/d 09/05/22. Seperti contoh sederhana dibawah ini.

Bentuk judul Laporan Meeting Mingguan / Design by AW_Media 

2.    Agenda Pembahasan

Selanjutnya masuk ketahapan agenda pembahasan, dalam suatu meeting harus sudah dipersiapkan agenda atau susunan yang akan dibahas dalam setiap meeting, supaya materi pembahasan tidak meluas atau membahas topik lainnya dan pembahasan dapat diselesaikan satu persatu sehingga tersusun dengan rapih. Susunan atau agenda laporan meeting secara sederhana dapat dilihat pada contoh di bawah ini.

Bentuk Agenda Meeting / Design by AW_Media

Selanjutnya masuk ketahapan berikutnya yaitu isi pembahasan yang sudah dimasukan kedalam agenda meeting, terdapat beberapa isi pembahasan terkait aktifitas pekerjaan di dalam proyek.

supaya lebih bisa dipahami..lanjutkan baca artikel ini sampai selesai ya...

3.    Review hasil rapat minggu lalu

Berikutnya yang ke-tiga yaitu pembahasan tentang review hasil rapat minggu, jadi setiap minggunya pastinya ada rapat hasil kerja, nah..rapat tersebut membuahkan hasil berupa tindakan yang akan dilakukan, solusi terhadap isu yang berkembang, informasi dan lain sebagainya. Semua hasil rapat tersebut dibuatlah rekap hasil rapat atau disebut MoM ( Minute of Meeting ). Hasil rapat tersebut akan dibacakan dan direview pada saat rapat berlangsung. Seorang dokumen kontrol yang akan membuat dan menyajikan bentuk rekap hasil rapat tersebut.

4.    Laporan HSE

Yang ke-empat yaitu pembahasan mengenai laporan HSE selama satu minggu, biasanya seorang dokumen kontrol akan menerima laporannya sudah dalam bentuk jadi. Laporan HSE terdiri dari kegiatan HSE selama satu minggu, program HSE, tindakan terkait keselamatan kerja, Inspeksi alat, ijin kerja dan lain sebagainya.  

5.    Permasalahan dan konsentrasi kerja

Selanjutnya yang ke-lima yaitu tentang permasalahan serta isu yang terkait dengan pekerjaan di proyek, informasi ini dapat berisikan tentang tindakan yang harus mendapat perhatian khusus baik secara engineering, procurement, kontruksi, QC, dokumen dan lain sebagainya, pekerjaan kritikal, informasi pekerjaan yang tertunda serta informasi lainnya seputar pekerjaan di lapangan.

6.    Status Pekerjaan

Selanjutnya yang ke-enam adalah tentang status pekerjaan, di halaman ini banyak di tampilkan kemajuan atau progress terkait kinerja setiap disiplin kerja dalam waktu satu minggu, pembahasan dimulai dari kemajuan dari penyelesaian dokumen, isu terkait engineering, pekerjaan yang tertunda atau yang belum dikerjakan. Lanjut ke procurement yang isi dan pembahasannya juga sama dengan engineering, lanjut ke pembahasan kontruksi yang isi dan pembahasannya seputar pekerjaan dilapangan, temuan - temuan dan penyimpangan hasil kerja, penyelesaian kerja yang sesuai rencana dan yang melewati rencan kerja serta lain sebagainya. Pada halaman ini banyak menampilkan laporan dalam bentuk tabulasi, grafik dan prosentase kerja. Inilah momen waktu terlama pembahasan laporan kinerja dalam waktu satu minggu dalam setiap rapatnya.

7.    Aktifitas pekerjaan

Yang ke-tujuh yaitu tentang penjabaran aktifitas kerja dalam waktu satu minggu dan rencana kerja pada minggu berikutnya. jadi pada halaman ini banyak menampilkan semua aktifitas kerja di setiap divisi Engineering, Procurement, QC, HSE, Dokumen dan Kontruksi. Semua aktifitas tersebut akan disesuaikan dengan rencana kerja yang sudah disusun sebelumnya. Pada laporan ini juga ditampilkan tanggal rencana kerja serta tanggal aktual kerja, supaya dapat dipantau dan terkoreksi apakah aktifitas tersebut akan sesuai rencana kerja atau menyimpang dari rencana kerja. Selanjutnya di buatkan pula tabulasi untuk rencana kerja pada minggu berikutnya, didalam laporan tersebut dapat berisikan tentang pekerjaan yang masih berlanjut atau rencana pekerjaan atau aktifitas yang baru.

8.    Photo / Dokumentasi aktifitas Pekerjaan

Yang terakhir adalah dokumentasi aktifitas pekerjaan di lapangan dapat berupa photo - photo kegiatan selama satu minggu baik dari sisi HSE, QC dan Kontruksi.

Baiklah rekan - rekan pembaca sekalian, laporan - laporan di atas harus disusun sesuai kriteria yang sudah dibuat, dibuat menggunakan ms. power point, silahkan dikembangkan dan disesuaikan dengan standar perusahaan tempat anda bekerja. Silahkan anda berkoordinasi dengan tim yang terlibat dalam suatu project.

KESIMPULAN

Dari uraian diatas dapat disimpulkan, bahwasanya pekerjaan membuat laporan mingguan atau laporan rapat mingguan tidak mutlak merupakan tugas dari seorang dokumen kontrol, tetapi semua susunan dalam laporan tersebut adalah tugas dari seorang Project Control, Seorang dokumen kontrol hanya merapihkan dan mendistribusikan laporan tersebut. Silahkan buka link artikel berikutnya yaitu tentang Fungsi dan tugas seorang Project Kontrol.

Pembuatan laporan tersebut dibuat dalam bentuk Power Point, silahkan anda pergunakan sesuai keinginan anda, karena di dalam ms. power point tersebut terdapat banyak menu pilihan mulai dari background, jenis text, animasi tampilan dan lain sebagainya.

Dalam setiap isi laporan tersebut tentunya banyak membahas tentang kemajuan pekerjaan dalam suatu project, baik dari sisi engineering, procurement, HSE, QC dan kontruksi, jadi sudah seyogyanya dapat berkoordinasi antar disiplin untuk memenuhi isi laporan tersebut.

Baiklah rekan - rekan sekalian semuanya, sampai di sini dulu ya..artikel tentang cara membuat laporan rapat mingguan, semoga bermanfaat sekaligus menambah pengetahuan dan wawasan tentang pekerjaan di dalam suatu proyek kontruksi. Untuk mengetahui dan memahami detail dari isi laporan di atas ( nomor 3 s/d 8 ), saya akan tuangkan ke dalam artikel lainnya di lain waktu dengan judul yang berbeda. 

Terima kasih atas perhatian anda, salam dan sukses selalu untuk anda semuanya. Semoga selalu diberi kesehatan dan keberkahan oleh Tuhan Yang Maha Esa. Aamiin.


Salam & Sukses

AW_Media


Silahkan ikuti link Youtube dari AW_Media Channel

Kesibukan dan kebisingan pekerjaan di dalam proyek

Baca juga artikel terkait :





 

 

MEMBUAT DAFTAR DAN LAPORAN DOKUMEN PROYEK

by AW_Media on Oktober 20, 2022 No comments

Daftar Isi

 CARA MEMBUAT DAFTAR DOKUMEN

Salam sejahtera buat rekan - rekan sekalian, artikel saat ini membahas tentang cara membuat daftar dokumen master atau disebut "Master List Document" atau "Maste r Deliverable List". Rekan - rekan tidak perlu bingung dan merasa keliru, jika di temukan istilah dokumen master dengan banyak nama, karena masing - masing perusahaan mempunyai standar dokumen atau penamaan dokumen itu sendiri.

Nah..jika rekan - rekan yang belum tahu tentang apa itu dokumen kontrol, silahkan buka artikel saya ya..tentang peranan dokumen kontrol dalam sebuah perusahaan kontraktor, linknya Mengenal pekerjaan Dokumen Kontrol.

Selanjutnya kita akan bahas pekerjaan tentang dokumen kontrol yaitu cara membuat daftar dokumen kontrol.

DEFINISI DOKUMEN KONTROL

Dokumen kontrol adalah suatu aktifitas yang mengontrol dan mengatur sirkulasi dokumen dalam suatu badan usaha atau organisasi. Dalam sebuah dokumen pastinya harus ada identifiakasi dokumen berupa nama dokumen dan kode unik dokumen. Silahkan buka link artikel saya Mengenal Dokumen Kontrol Proyek

CARA MEMBUAT DAFTAR DOKUMEN

Apa sih daftar dokumen itu ? Daftar dokumen adalah suatu tabulasi atau list yang berisikan nama dokumen yang tediri dari Nomor, Nama dokumen, jumlah dokumen, nomor revisi dokumen dan lain sebagainya.

Bagaiamana cara buatnya ya...simak ulasan di bawah ini ya..

Yang perlu anda ketahui pertama kali, anda harus bisa mengoperasikan program komputer MS. Excel, jika anda sudah mahir dalam penggunaan excel berarti tidak sulit untuk membuat tabulasinya. Nah..jika yang baru pertama kali menggunakan program excel dan bingung mau mengawali dari mana ? yu..ikuti langkah - langkah mudah berikut ini.

1.    Membuat Judul Dokumen

Langkah pertama di awali dengan membuka program excel di komputer anda, silahkan lihat bentuk excel yang baru di buka, mungkin tampilan di komputer anda berbeda dari yang saya punya, itu tidak jadi masalah..yang penting fungsinya sama, yang saya pakai adalah MS. Excel 2010.

Bentuk tampilan dasar program MS. Excel / Created by AW_Media

Setelah itu kalian bisa buat nama judul dan nama keterangan pada masing - masing kolomnya disertai isi dokumen yang sudah kalian identifiksi sebelumnya.

Format pembuatan judul dan keterangan kolom dokumen / Created by AW_Media

Dapat di lihat pada contoh di atas, yang di lingkaran merah itu saya beri judul dokumen "Dokumen Master" dan nama proyeknya, untuk yang tanda kotak biru saya beri nama keterangan kolom dokumen yang berisikan No - Nomor Dokumen - No. Revisi - Nama Dokumen - Tipe - Uk. Kertas - Keterangan.

2.    Membuat isi dokumen

Baiklah..selanjutnya masuk ke langkah berikutnya yaitu membuat isi dokumen yang terdiri dari disiplin ilmu dan jenis dokumen. Jika semua dokumen sudah teridentifikasi dan sudah di kelompokan maka sangat mudah untuk membuat isi dokumen tersebut. Lebih jelasnya lihat contoh tabulasi di bawah ini ya..

Format Isi Dokumen / Create by AW_Media

Nahh..bisa dilihat contoh format di atas atau yang di sebut tabulasi dokumen, tampak dalam garis merah isi dokumen yang akan di buat, terdiri dari nama Departemen / Divisi, Nomor Dokumen, Nama Dokumen, Jenis Dokumen, Tipe Dokumen dan keterangan. Tabulasi di atas hanya contoh dan dapat dijadikan referensi pada saat anda ingin membuat tabulasi dokumen, silahkan dikembangkan dan disesuaikan dengan standarasi perusahaan tempat anda bekerja.

CARA MEMBUAT STATUS DOKUMEN

Setelah langkah - langkah di atas sudah dilakukan dan dokumen tersebut sudah disetujui untuk dijadikan Dokumen Master, maka langkah selanjutnya yaitu membuat status dokumen. Status dokumen adalah keterangan yang menyangkut progress atau perkembangan dokumen semenjak master dokumen disetujui. Berarti Bagian Engineering sudah harus membuat dan memproduksi dokumen - dokumen tersebut, tugas dokumen kontrol adalah memastikan dokumen tersebut sudah dibuat dan dikirim ke pihak Main Cont. atau Owner.

Mengapa dokumen kontrol harus membuat status dokumen ?

Setiap perusahaan kontraktor pastinya ada biaya - biaya yang tercantum di kontrak tentang engineering. Nahh..di sini intinya..jika tidak ada status dokumen maka tidak ada pula progress atau perkembangan yang bisa ditagihkan ke pihak owner. Biasanya sebelum kontruksi berjalan, pekerjaan awal yang dilakukan pihak kontraktor adalah pekerjaan engineering.

Nahh pentingkan Dokumen kontrol itu...

Baiklah mari kita lanjut..bagaiamana cara membuat status dokumen.

1.    Membuat tabulasi jumlah dokumen

Setelah tabulasi dokumen master sudah dibuat, maka akan terlihat jumlah total dokumen yang akan dikerjakan oleh pihak engineering dan pihak lainnya. Dari dokumen master tersebut tambahkan satu kolom lagi untuk status jumlah dokumen, contoh : Data spesifikasi ada 1 set, gambar ada 3 lembar dan seterusnya. Silahkan di jumlah total dokumennya dan tempatkan jumlah total dokumen tersebut pada kolom masing - masing divisi dan masing - masing jenis dokumen. Mengapa demikian ? Agar penelusuran status dokumen akan lebih mudah dan tertata.

Status jumlah dokumen / Design by AW_Media

Seperti contoh tabulasi di atas ( dalam kotak merah ) anda dapat mengetahui jumlah dokumen pada masing - masing jenis dokumen dan masing - masing divisi. Silahkan diikuti dan di sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan tempat anda bekerja.

2.    Membuat tabulasi status dokumen

Status dokumen di sini adalah status dokumen yang dimulai dari proses pengiriman dokumen ke owner sampai dokumen tersebut di setujui. Dari sinilah dapat diketahui progress atau perkembangan dokumen terakhir dan dapat dijadikan acuan penagihan ke pihak owner. Status dokumen ini terbagi menjadi 3 kategori, di antaranya :

a. Pengiriman Dokumen : Status dokumen pertama adalah pengiriman dokumen, dimana pengiriman dokumen mendapatkan bobot 10 %  dari nilai kontrak engineering atau sesuai kesepakatan kontrak antara kontraktor dan owner.

b.  Dokumen untuk disetujui : Status Dokumen kedua adalah dokumen untuk di setujui ( for Approval ), dimana dokumen tersebut sudah dalam status di setujui ( Approve ), dalam hal ini ada 3 kategori pada status dokumen ini yaitu :

- Disetujui artinya dokumen tersebut sudah disetujui dan dapat digunakan ke tahap selanjutnya.

- Tidak disetujui artinya dokumen tersebut harus kembali ke pihak pengirim dan direvisi sesuai dengan keinginan pemeriksa. Dokumen tersebut tidak dapat digunakan ke tahap selanjutnya dan harus dikirim kembali untuk mendapatkan status disetujui. 

- Disetujui dengan catatan artinya dokumen tersebut sudah disetujui tetapi masih ada beberapa catatan yang harus diperbaiki. Dokumen tersebut juga sudah bisa digunakan ke tahap selanjutnya.

 c.   Dokumen untuk kontruksi : Status dokumen ketiga adalah dokumen untuk kontruksi dimana dokumen tersebut dikhususkan untuk pekerjaan kontruksi ( for Con ) yaitu berupa gambar kerja yang terdiri dari gambar layout, potongan gambar dan detail gambar. Ada 3 kategori dalam status dokumen ini, yaitu :

- Disetujui artinya dokumen gambar tersebut sudah disetujui dan dapat digunakan ke tahapan kontruksi.

- Tidak disetujui artinya dokumen tersebut harus kembali ke pihak pengirim dan direvisi sesuai dengan keinginan pemeriksa. Dokumen tersebut tidak dapat digunakan untuk pekerjaan kontruksi dan harus dikirim kembali untuk mendapatkan status disetujui. 

- Disetujui dengan catatan artinya dokumen tersebut sudah disetujui tetapi masih ada beberapa catatan yang harus diperbaiki. Dokumen tersebut juga sudah bisa digunakan ke tahap kontruksi.

Jika melihat status di atas sudah terlihat jelas nantinya kemajuan atau progress yang akan didapat, jika status dokumen sudah dinyatakan "disetujui" maka nilai bobot dokumen tersebut sudah 100 % dan jika status dokumen tersebut dinyatakan "disetujui dengan catatan" maka bobot dokumen tersebut hanya 50 % dan jika status dokumen tersebut masih "tidak disetujui" maka nilai bobotnya 0 %. Nilai presentasi bobot diatas hanya contoh dan referensi saja ya...disesuaikan saja dengan kebijakan dan kontrak perusahaan tempat anda bekerja.

Untuk dapat mengetahui besar bobot kemajuan dalam dokumen anda dapat melihat data status dokumen dalam contoh tabulasi di bawah ini.

Format status dokumen / Design by AW_Media

Dari tabulasi di atas dapat terlihat jumlah status dokumennya, anda hanya mengisi kolom - kolom jumlah yang sudah dibuat selanjutnya di jumlah total dokumennya, jadi bisa di kelompokan jumlah dokumen yang terkirim, jumlah status dokumen yang disetujui, tidak disetujui atau disetujui dengan catatan.

Jika tabulasi yang dibuat sudah selesai, selanjutnya dirapihkan bentuk tampilannya, diberi garis serta warna dan lain sebagainya. Sehingga terlihat bagus dan profesional.

Bentuk tabulasi daftar dokumen / Design by AW_Media

CARA MEMBUAT REKAP DOKUMEN

Seperti diketahui bersama seorang dokumen kontrol juga harus bisa membuat rekap dokumen sebagai bentuk laporan kemajuan dokumen kepada atasannya. Seorang atasan akan selalu melihat dan memeriksa rekap dokumen terlebih dahulu, jika ada salah satu ada yang janggal maka seorang atasan akan melihat detail dokumennya atau menanyakan langsung ke dokumen kontrolnya. Maka dari itu seorang dokumen kontrol harus dapat membuat rekap atau laporan dokumen yang benar dan informatif. Di bawah ini contoh sederhana dari sebuah laporan rekap dokumen.

Rekapitulasi dokumen setiap disiplin kerja / Design by AW_Media


Rekapitulasi dokumen per-disiplin kerja / Design by AW_Media

Dari contoh di atas dapat dilihat bentuk laporan dokumen yang terdiri dari status pengiriman dokumen, status dokumen disetujui, tidak di setujui atau disetujui dengan catatan dan lain sebagainya, dan jangan lupa selalu tampilkan progress prosentasinya atau nilai persennya. 

KESIMPULAN

Dari uraian di atas dapat disimpulkan secara singkat yaitu seorang dokumen kontrol harus bisa mengoperasikan program komputer MS. Excel, walaupun tidak menguasai betul programnya setidaknya dapat membuat tabulasi seperti contoh di atas. Pembuatan tabulasi dokumen tersebut sangat berguna untuk melacak dan mengetahui kemajuan penyelesaian dokumen, larena ada beban biaya proyek terkait dengan engineering dan dokumen, alangkah baiknya seorang dokumen kontrol sudah harus menyiapkan rekapan atau laporan dokumennya. Biasanya laporan dokumen ini akan diminta setiap minggunya ( weekly report ) dan setiap bulannya ( Monthly report ) sebagai bahan tagihan progress pekerjaan.

Baiklah rekan - rekan semuanya..sampai di sini uraian dari saya tentang artikel cara membuat daftar dan laporan dokumen proyek, semoga dari tulisan artikel di atas dapat menambah pengetahuan dan wawasan anda, dan dapat dijadikan referensi atau acuan kerangka kerja anda nantinya di perusahan tempat anda bekerja. Silahkan di kembangkan sesuai dengan keinginan anda, pergunakan bahasa yang baik dan benar. Jika anda lihat bahasa yang saya gunakan di tabulasi tersebut terlihat campur - campur ya..ada yang bahasa inggris, ada yang bahasa indonesia. Silahkan anda bisa pergunakan bahasa inggris atau bahasa indonesia, di sesuaikan saja dengan kebiasaan di tempat anda bekerja.

Semoga bermanfaat buat anda, sehat selalu dan sukses bersama anda. Mohon kritik, saran dan doa nya semoga artikel menjadi lebih baik dan lebih bermanfaat. Jika ada kesamaan dalam tulisan ini mohon di maafkan sebesar - besarnya. Aamiin.


Terima Kasih

AW_Media

Langganan: Postingan (Atom)