MENGENAL FUNGSI DAN TUGAS PROJECT KONTROL
 |
| Fungsi & tugas seorang Project Kontrol / Design by AW_Media |
Daftar Isi
Selamat & sukses selalu untuk rekan - rekan semuanya, semoga selalu dilindungi oleh Allah SWT atas segala aktifitas dan pekerjaan yang saat ini anda jalani.
Pada artikel sebelumnya, saya sudah membahas tentang fungsi dan tugas seorang dokumen kontrol, dimana salah satunya berkaitan dengan fungsi dan tugas seorang project kontrol. silahkan klik artikel saya di bawah ini tentang fungsi dan tugas seorang dokumen kontrol, yaitu :
1. Mengenal pekerjaan seorang dokumen kontrol
2. Tugas dan fungsi seorang dokumen kontrol
3. Cara membuat daftar dokumen
4. Cara membuat laporan rapat mingguan
Di dalam artikel ini saya akan menjelaskan tentang pekerjaan, fungsi dan tugas seorang project kontrol. Saat ini dunia kontruksi khususnya perusahaan kontraktor sangat membutuhkan seseorang yang handal dan mahir dalam bidang project kontrol, mulai dari perencanaan kerja sampai dengan penyelesaian akhir proyek, lebih lengkapnya akan saya jabarkan dalam artikel ini. Mari kita lanjutkan pembahasannya, baca sampai selesai ya..semoga bermanfaat.
DEFINISI PROJECT KONTROL
Project kontrol adalah sebuah jabatan dalam suatu organisasi atau perusahaan yang disandang oleh sesorang yang mempunyai keahlian dalam sistem kontrol dan sistem dokumen dalam suatu proyek kontruksi. Selain kontrol dalam bentuk pisik juga kontrol dalam bentuk dokumen yaitu berupa laporan kemajuan suatu pekerjaan dan laporan tagihan pembayaran suatu pekerjaan. Seorang project kontrol harus mahir dalam menggunakan aplikasi komputer berupa ms. office seperti excel. word & power point, juga harus mahir dalam membuat rencana kerja atau schedule kerja dengan menggunakan aplikasi microsoft project atau primavera.
Seorang project kontrol bertanggung jawab kepada manajemen perusahaan baik di manajemen site / lapangan dan manajemen kantor pusat ( Head Office ). Seorang project kontrol biasanya dibantu oleh beberapa staff diantaranya dokumen kontrol dan quantity surveyor.
FUNGSI DAN TUGAS UTAMA PROJECT KONTROL
Seperti uraian di atas yaitu fungsi seorang project kontrol adalah mengontrol setiap kemajuan atau progress pekerjaan yang sedang berlangsung baik dari sisi engineering, procurement, QC serta kontruksi.
Seorang project kontrol bertugas membuat suatu laporan kemajuan pekerjaan ( Work Progress ) dalam bentuk prosentase progress berdasarkan BoQ ( Bill of Quantity ) atau penawaran harga yang sudah disepakati bersama antara kontraktor dan owner / pemilik. Selain itu pula seorang project kontrol harus mampu membuat perencanan kerja atau work schedule.
Pada saat penyusunannya antara perencanaan kerja dan progress kerja harus selaras atau sesuai, jika ada salah satu pekerjaan tidak sesuai atau terlambat dari rencana kerja maka progress kerja tersebut menjadi berkurang atau minus, jika suatu pekerjaan melewati dari rencana kerja maka progress kerja tersebut menjadi plus atau ahead.
Dikarenakan seorang project kontrol mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap semua jenis laporan, maka sudah seharusnya seorang project kontrol dapat menguasai dan memahami serta mengoperasikan aplikasi komputer terutama ms. office ( excel, word & power point ) serta microsoft project, akan lebih baik jika sudah menguasai program primavera.
Dibawah ini akan saya jelaskan secara singkat beberapa tugas atau pekerjaan yang harus dikuasai oleh seorang project kontrol.
1. Membuat Rencana Kerja
Sebelum memulai suatu pekerjaan, seorang project kontrol harus membuat rencana kerja terkait pekerjaan yang akan berlangsung. Acuan untuk membuat rencana kerja adalah BoQ ( Bill of Quantity ) atau penawaran harga atau kontrak kerja yang sudah disepakati antara kontraktor dan owner / pemberi kerja. Rencana kerja dimulai pada saat kick of meeting diadakan atau rapat perdana terkait pelaksanaan kerja.
Perencanaan kerja dibuat supaya setiap pekerja atau tim yang terlibat dalam suatu pekerjaan proyek dapat mengetahui kapan pekerjaan tersebut dimulai dan kapan pekerjaan tersebut berakhir. Buat yang ada di tim manajemen proyek rencana kerja tersebut berguna untuk mengetahui kemajuan pekerjaan dalam setiap harinya, setiap minggunya dan setiap bulannya, juga untuk menghitung biaya yang harus dikeluarkan selama pekerjaan berlangsung.
Secara umum rencana kerja dimulai dari kick of meeting yang dilakukan tim manajemen proyek dengan tim pemberi kerja, selanjutnya sudah dapat dimulai dengan menyusun rencana kerja sebagai berikut :
1. Rencana kerja Engineering
2. Rencana kerja Purchasing atau kedatangan material dan equipment
3. Rencana kerja pekerjaan kontruksi
4. Rencana kerja Akhir atau Serah terima pekerjaan
Didalam rencana kerja tersebut terdapat beberapa point yang harus dibuat diantaranya divisi atau departement, nama pekerjaan, urutan pekerjaan, durasi pekerjaan, tanggal pekerjaan dimulai dan tanggal pekerjaan selesai. Seorang project kontrol sudah harus menetapkan pekerjaan - pekerjaan yang menjadi prioritas atau pekerjaan yang harus diselesaikan terlebih dahulu atau dapat diistilahkan sebagai Milestone. Rencana kerja ini dapat dibuat pada aplikasi Microsoft Project atau Primavera. Seperti contoh di bawah ini.
 |
| Rencana Kerja dalam Microsoft Project / Design by AW_Media |
2. Membuat Progress Kerja
Setelah rencana kerja sudah selesai dibuat, dilanjutkan dengan membuat progress kerja. Acuan pertama untuk membuat progress kerja adalah dari BoQ ( Bill of Quantity ) atau penawaran harga, dan durasi pekerjaan berdasarkan rencana kerja yang sudah dibuat. Progress kerja ini berisikan tentang detail pekerjaan yang tercantum pada BoQ, Bobot pekerjaan ( % ), Progress kerja setiap minggu dalam nilai nominal dan prosentase ( % ).
Pembuatan progress kerja ini biasanya sudah disepakati antara pemberi kerja dan penerima kerja. Progress kerja harus ditampilkan dalam bentuk nominal angka, prosentasi ( % ) serta kurva S. Pembuatan progress kerja ini dapat menggunakan aplikasi ms. excel, microsoft project atau primavera. Saran saya sih...gunakan program ms. excel saja karena lebih mudah dan sudah banyak yang terbiasa menggunakan aplikasi ini.
 |
| Progress kerja dan Kurva S / Design by AW_Media |
3. Membuat laporan hasil kerja
Tugas berikutnya dari seorang project kontrol adalah membuat laporan kerja. Laporan kerja ini terbagi menjadi 2 bagian, yaitu laporan kerja untuk rapat mingguan dan laporan progress kerja untuk tagihan pembayaran setiap bulan.
1. Laporan rapat mingguan ( Weekly Meeting Report )
Seperti yang telah saya utarakan dalam artikel sebelumnya yaitu Tugas Dokumen Kontrol membuat laporan mingguan, seorang project harus dapat menyusun dan membuat laporan dalam bentuk presentasi menggunakan ms. power point. Didalam isi laporan tersebut terdiri dari beberapa item yang harus dijabarkan kedalam bentuk tabulasi, angka, prosentase dan grafik. Dapat dilihat dalam artikel sebelumnya yaitu "Tugas Dokumen Kontrol membuat laporan mingguan".
2. Laporan progress kerja ( Monthly Report )
Tugas selanjutnya adalah membuat laporan progress kerja ( Monthly Report ), ini yang terpenting dalam setiap project, dengan adanya laporan progress kerja ini perusahaan anda akan mendapatkan bayaran sesuai kinerja tim selama pekerjaan berlangsung. Laporan progress kerja ini dapat dijadikan bukti penagihan ( payment ) progress setiap bulannya. Mulai dari progress engineering, pengadaan material dan equipment, pekerjaan kontruksi sampai dokumen serah terima pekerjaan.
Secara umum laporan progress kerja terdiri dari beberapa kriteria yang menyangkut semua aspek pekerjaan selama project berlangsung, maka dari itu seorang project kontrol harus dapat menyusun laporan tersebut sesuai dengan yang diinginkan owner, susunan laporan progress kerja ini antara lain yaitu :
1. Judul laporan progress
Halaman pertama yang terlihat dalam setiap laporan adalah judul, maka dari itu seorang project kontrol harus membuat judul yang sesuai dengan pekerjaan yang sedang berlangsung dan mudah terbaca oleh semua pihak yang terlibat dalam suatu project.
Di dalam halaman judul tersebut bukan hanya tercantum nama judul laporan saja tetapi harus ada keterangan - keterangan lain yang mengidentifikasikan suatu laporan. Pada bagian atas halaman dapat terdiri dari kolom yang berisikan logo dan nama perusahaan kontraktor, logo dan nama perusahaan owner / maincont, nama proyek atau pekerjaan, nomor kontrak kerja / PO dan nomor dokumen.
Bagian tengah halaman terdiri dari nama judul laporan ( contoh : Weekly Report 12th ), periode bulan berjalan ( contoh : 27/08/22 - 30/09/22 ). Pada bagian bawah halaman dapat terdiri dari kolom status dokumen yang berisikan kolom apporved, not approved dan approved with note. Tambahkan juga kolom untuk Nomor revisi, tanggal pengiriman serta kolom tanda tangan pembuat, pemeriksa dan menyetujui. Lebih jelasnya lihat contoh di bawah ini ya..
 |
| Judul Laporan Progress bagian atas ( Header ) / Design by AW_Media |
 |
| Judul Laporan Progress bagian tengah ( Middle ) / Design by AW_Media |
 |
| Judul Laporan Progress bagian bawah ( Footer ) / Design by AW_Media |
2. Isi laporan progress
Langkah selanjutnya adalah menyiapkan isi laporan progress, mengenai isi laporan progress ini tergantung kontrak kerja yang diambil oleh perusahaan kontraktor. Jika yang diambil kontrak EPC ( Engineering, Procurement and Construction ) maka isi laporan progress tersebut dapat dibagi sesuai dengan disiplin kerjanya dan di rangkum dalam satu rekapan progress.
Contoh yang saya ambil adalah pekerjaan EPC untuk semua disiplin yaitu Civil, Mekanikal, Piping dan elektrikal. Maka laporan progress tersebut dapat disusun sebagai berikut :
a. Rekapitulasi laporan progress semua disiplin.
b. Rekapitulasi laporan progress civil
c. Detail laporan progress civil
d. Rekapitulasi laporan progress Mekanikal
e. Detail laporan progress mekanikal
f. Rekapitulasi laporan progress piping
g. Detail laporan progress piping
h. Rekapitulasi laporan progress elektrikal
i. Detail laporan progress elektrikal
Dalam setiap halaman laporan jangan lupa tambahkan kolom untuk tanda tangan pembuat, pemeriksa dan yang menyetujui dari kedua belah pihak yaitu kontraktor dan owner, seperti contoh di bawah ini.
 |
| Contoh kolom bagian bawah ( footer ) / Design by AW_Media |
Di dalam isi dari semua laporan progress biasanya terdiri dari angka nominal sesuai kontrak kerja, jumlah atau volume dan satuannya ( unit, pcs, lot, pair, dsb ), bobot progress, nominal progress dan prosentase progress yang terbagi dalam dua periode yaitu progress bulan sebelumnya dan progress bulan saat ini, total akumulasi progress dalam nominal dan persen ( % ). Jadi semua yang tercantum dalam kontrak atau BoQ dimasukan kedalam tabulasi progress.
Selanjutnya anda tambahkan halaman untuk menampilkan progress dalam bentuk kurva S, gunanya yaitu untuk mengetahui pergerakan grafik progress setiap bulannya serta pencapaian dan kesesuaian terhadap rencana kerjanya, apakah sudah sesuai antara progress aktual dengan rencana kerja yang sudah dibuat sebelumnya.
3. Dokumen pendukung lainnya
Jika dalam suatu progress kerja diminta untuk melampirkan dokumen - dokumen pendukung maka seorang project kontrol harus segera menyiapkan dokumen tersebut, biasanya dokumen yang diminta adalah sebagai pembuktian dari progress yang diajukan seperti maping progress dalam bentuk gambar layout yang sudah ditandai ( highlight ), dokumen hasil pemeriksaan QC, Dokumen Surat jalan masuk untuk material dan equipment, Rekapan dokumen engineering dan sejenisnya.
KESIMPULAN
Dari uraian di atas sudah dapat disimpulkan beberapa pekerjaan utama seorang project kontrol yaitu membuat rencana kerja, membuat kemajuan kerja ( progress work ) dan Laporan hasil kerja. Selain itu ada beberapa pekerjaan lainnya yang masih berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab seoarang project kontrol yaitu kontrol terhadap progress dokumen, sistem dokumen dan sejenisnya serta kontrol terhadap pekerjaan di lapangan apakah sudah sesuai dengan rencana kerja dan lain sebagainya. Seorang project bertanggung jawab kepada atasan baik di dalam struktur manajemen proyek maupun manajemen kantor / perusahaan.
Mengenai tugas lain - lainnya seorang project kontrol tidak jabarkan secara detail di dalam artikel ini, terlalu panjang nantinya..bisa bosan anda membacanya. jadi yang terpenting tugas utamanya saja bisa diselesaikan dengan baik dan benar. Jika teman - teman sudah ada yang terjun atau bekerja sebagai seorang project kontrol sepertinya sudah tahu ya fungsi dan tugas seoarang project kontrol, yang belum pernah dan berkeinginan menjadi seorang project kontrol silahkan dipelajari dan dikembangkan menurut keinginan anda. Semoga artikel ini dapat dijadikan referensi untuk teman - teman semuanya.
Tulisan mengenai urutan pekerjaan dan contoh gambar pada artikel di atas itu tidak baku ya..masih bisa dikembangkan dan dirubah sesuai dengan standar tempat anda bekerja. Karena artikel di atas saya tulis berdasarkan pengalaman saya sebagai seorang project kontrol dan disesuaikan dengan standar dokumen yang diberlakukan oleh perusahaan tempat saya bekerja dan owner.
Semoga artikel ini bermanfaat buat teman - teman semuanya, dan saya ucapkan terima kasih kepada teman - teman yang sudah membaca artikel ini dan bisa dijadikan referensi anda di tempat kerja.
GOOD JOB & SAFETY FIRST
SUKSES SELALU BERSAMA ANDA
Salam & Sukses
AW_Media
Artikel Terkait lainnya :
Membuat daftar dan laporan dokumen proyek
Silahkan kunjungi link Youtube AW_Media Channel
0 comments:
Posting Komentar