BUAT YANG INGIN KERJA DI PROYEK BAGIAN DOKUMEN KONTROL

Daftar Isi

• 1. APA ITU DOKUMEN KONTROL
• 2. TUGAS UTAMA DOKUMEN KONTROL
• 2.1. Membuat penomoran dokumen
• 2.2. Membuat system dokumentasi
• 2.3. Distribusi Dokumen
• 2.4. Laporan Dokumen
• 2.5. Menyusun Dokumen
• 3. LANGKAH AWAL DOKUMEN KONTROL
• 3.1. PERSIAPAN KERJA
• 3.2. PEMBAGIAN JENIS DOKUMEN
• 3.3. PENOMORAN DOKUMEN
• 3.4. MEMBUAT TABULASI DOKUMEN
• 3.5. DISTRIBUSI DOKUMEN
• 3.6. LAPORAN DOKUMEN

 MENGENAL DOKUMEN KONTROL 

Kesibukan seorang dokumen kontrol / Photo by AW_Media

Dalam sebuah struktur organisasi proyek ada jabatan yang namanya document control, yaitu jabatan paling bawah dalam sebuah struktur organisasi tim proyek ( Project Management Team ). Walaupun berada di posisi bawah bukan berarti jabatan tersebut diremehkan ya..karena document control mempunyai peranan penting dalam suatu pekerjaan proyek. Kalo tidak ada document control..apa jadinya keberadaan dan sirkulasi dokumen di setiap proyek...bisa amburadul deh... 

Sebelumnya kita lihat dulu struktur organisai proyek secara umum, ada dimana sih document control itu...

Created by AW_Media

Buat teman - teman..jangan berkecil hati ya...tapi setidak - tidaknya posisi inilah yang sangat penting buat temen - temen yang baru lulus sekolah dan kepingin kerja di proyek, awali langkah dengan proses yang baik. Ilmu dan Belajar itu tidak harus dari sekolah, ilmu dan belajar itu bisa didapatkan dari mana saja, dari tempat kerja, lingkungan, keluarga, teman dekat dan lain - lain.

APA ITU DOKUMEN KONTROL

Dokumen kontrol adalah orang yang mengatur dan menyusun sistem pendokumentasian didalam sebuah organisasi baik secara softcopy ( file di komputer ) maupun hardcopy ( file pisik ). Seorang dokumen kontrol harus tahu dan mengerti bagaimana menyusun suatu format dokumen, system pendistribusian dokumen sampai laporan rekapan dokumen.

Karena pekerjaan di suatu proyek sangatlah komplex dan multi disiplin, jadi seorang dokumen kontrol harus benar - benar mengerti system pendokumentasian serta penamaan untuk masing - masing disiplin.

Jika dalam suatu proyek sebuah perusahaan kontraktor hanya mengambil pekerjaan kontruksinya saja, maka pekerjaan dokumen kontrol tidak terlalu banyak dan rumit, tapi jika pekerjaan yang diambil berupa EPC ( Engineering, Procurement & Construction ) maka peranan seorang dokumen kontrol sangatlah penting dan banyak.

Jadi itulah sekilas pandangan sebuah pekerjaan dokumen kontrol, pusing ya....jangan pusing..karena semua pekerjaan itu pusing...kalo ngga mau pusing ya ngga usah kerja...ngga kerja tambah pusing....karena itu sudah menjadi resiko orang bekerja.

TUGAS UTAMA DOKUMEN KONTROL

Seorang dokumen kontrol mempunyai fungsi dan tugas utama, yaitu :
        1.    Membuat penomeran dokumen masing - masing disiplin
        2.    Membuat system dokumentasi yang mudah dan dapat dibaca oleh semua orang.
        3.    Melakukan distribusi dokumen ke setiap departemen, personal atau ke instansi lain.
        4.    Membuat laporan dokumen.
        5.    Membuat dan menyusun semua dokumen proyek.

1.    Membuat penomoran dokumen 

Dalam setiap dokumen yang dibuat harus mempunyai nomer dokumen yang menjadi pembeda dari dokumen - dokumen lainnya. Sebelum membuat nomor dokumen seorang dokumen kontrol harus tahu dokumen apa saja yang akan dibuat oleh masing - masing personal di tiap - tiap disiplin. Dalam sebuah proyek yang sudah berjalan, biasanya penomoran dokumen sudah ada dan diterbitkan oleh owner atau pemberi kerja. Jadi seorang dokumen kontrol hanya memodifikasi nomer sesuai dengan disiplin kerja. 

2.    Membuat system dokumentasi

Sistem dokumentasi adalah suatu penyusunan dokumen baik secara file software maupun file hardcopy. penyusunan dokumen harus bisa dibaca dan dimengerti oleh semua orang bukan hanya dokumen kontrol saja. Jadi seorang dokumen kontrol sudah harus bisa membuat list dokumen berupa tabulasi yang dapat dibaca dan dimengerti semua tim project, karena dasar sebuah laporan dokumen berawal dari sistem dokumen yang baik.

3.    Distribusi Dokumen

Distribusi dokumen adalah pengiriman dokumen ke setiap personil yang terlibat dalam suatu kegiatan proyek. Dalam hal ini seorang dokumen kontrol harus bisa membuat bentuk distribusi dokumen tersebut, biasanya dalam bentuk dokumen transmittal. Nah..dokumen dokumen transmittal itu juga harus di beri nomor dokumen.

4.    Laporan Dokumen

Seorang dokumen kontrol juga harus bisa membuat laporan progress dokumen, yaitu berupa laporan berapa banyak dokumen engineering yang di submit ke pihak owner atau main contractor, Memilah dokumen yang approved, Not Approved atau Approved as Note. Menyiapkan dokumen presentasi meeting dan menjadi notulen meeting.

5.    Menyusun Dokumen

Penyusunan dokumen dilakukan agar dokumen terlihat rapih dan dapat dibaca dan dimengerti oleh semua pihak. Susunan dokumen tersebut diletakan dalam sebuah file atau folder dan ditempatkan pada sebuah rak buku atau lemari file. diberi kode atau nama agar semua pihak tidak ada kesulitan dalam menemukan dokumen yang diinginkan.

LANGKAH AWAL DOKUMEN KONTROL

Seorang dokumen kontrol harus sudah tahu sistematika dokumen kontrol yaitu harus sudah tahu bagaimana mengawali sebuah pekerjaan, setidaknya sudah tahu darimana harus mulai membuat dan menyusun sebuah dokumen. Mari kita lihat diagram dibawah ini tentang mengawali suatu pekerjaan dokumen kontrol.

6 langkah menjadi dokumen kontrol / Created by AW_Media

Secara umum ada 6 langkah untuk memulai pekerjaan sebagai dokumen kontrol, diantaranya yaitu :

1.    PERSIAPAN KERJA

Untuk memulai suatu pekerjaan sudah seharusnya menyiapkan segala kebutuhan untuk menunjang pekerjaan dokumen kontrol mulai dari meja kerja, perangkat kerja, alat bantu kerja dan lain sebagainya.

2.    PEMBAGIAN JENIS DOKUMEN

Berikutnya adalah pembagian jenis dokumen, seorang dokumen kontrol harus membagi beberapa dokumen sesuai dengan spesifikasi dan kegunaan dokumen itu sendiri, ini dilakukan untuk memudahkan dalam pemberian nomor atau kode dokumen. Jika belum mahir dalam penyusunan dokumen ini alangkah baiknya pembagian jenis dokumen ini melibatkan tim manajemen proyek. Lihat link berikut ini : Cara membuat jenis dokumen dan nomor dokumen

3.    PENOMORAN DOKUMEN

Setelah pembagian jenis dokumen selesai selanjutnya masuk ketahapa berikutnya yaitu penomoran dokumen. Secara umum nomor dokumen dibuat untuk memberikan kode unik dalam setiap pekerjaan, dan membedakan antara satu dokumen dengan dokumen lainnya. Biasanya nomor dokumen dibuat berupa kode huruf dan angka yang berdasarkan pada :

-    Yang menerbitkan dokumen ( Doc. control, nama perusahaan, nama proyek, nama departemen )

-   Jenis dokumen ( Gambar, Material Approval, Data perhitungan, Data spesifikasi mesin, Prosedure kerja, dokumen umum  ) 

-    Jenis pekerjaan ( Civil, Mekanikal, Elektrikal, Instrumen, Pipa, HVAC )

-  Kode Dokumen ( Jumlah dokumen dalam satu pekerjaan, contoh : Proyek A terdiri dari : 001 = Dokumen Approval material, 002 = Perhitungan Teknis, 003 = Data sheet mesin, 004 = Gambar, 005 = Prosedur kerja, 006 = Dokumen umum ) berarti kode dokumen dari 001 s/d 006.

-    Nomor urut dokumen ( dimulai dari atas dan seterusnya, contoh : 001, 002,....dst )

-    Nomor revisi ( no revisi atau nomor perubahan dokumen dan dimulai dengan angka 00, contoh : 00, 01, 02, ....dst )

4.    MEMBUAT TABULASI DOKUMEN

Yang dimaksud dengan tabulasi dokumen adalah pembuatan list atau daftar dokumen yang berisi tentang no dokumen, nama dokumen, jumlah dokumen, tgl pengiriman, tgl penerimaan, jenis dokumen, dan lain - lain. Jadi semua yang di kerjakan dari no 1 sampai no 3 di masukan ke dalam bentuk tabulasi atau daftar dokumen. Biasanya dimasukan ke dalam format excel, dengan kata lain seorang dokumen kontrol harus mahir menggunakan program excel di komputer.

5.    DISTRIBUSI DOKUMEN

Berikutnya adalah distribusi dokumen yaitu pengiriman dokumen - dokumen ke semua pihak yang terlibat dalam suatu pekerjaan. Pendistribusian dokumen ini bisa menggunakan softcopy ( email ) atau hardcopy dengan dibuktikan dengan form atau bukti pengiriman dokumen yang biasa disebut dengan transmittal. Dokumen transmittal ini berisi tentang nama dokumen, tanggal pengiriman, jumlah dokumen, nama pengirim dan nama penerima dan lain sebagainya.

6.    LAPORAN DOKUMEN

Terakhir adalah pembuatan laporan dokumen, di mana seorang dokumen kontrol akan membuat laporan progress penyelesaian dokumen, jumlah dokumen terakhir, jumlah dokumen yang di kirim, jumlah dokumen yang di setujui dan lain sebagainya, Laporan tersebut bisa dalam bentuk tabulasi excel atau bentuk grafik / kurva. Biasanya laporan tersebut dibuat setiap minggu atau setiap bulan sekali dan langsung dilaporkan ke atasan sesuai struktur organisasi yang telah dibuat.

Demikianlah uraian singkat mengenai ruang lingkup pekerjaan seorang dokumen kontrol dalam sebuah organisasi proyek. Semoga artikel ini menjadi sumber inspirasi serta menambah wawasan dan pengetahuan buat rekan - rekan yang ingin masuk ke dalam dunia proyek sebagai dokumen kontrol.

Jangan berkecil hati, banyak belajar dan membaca akan semakin pandai di kemudian hari, terus fokus dan tekun dalam menjalankan suatu bidang pekerjaan. Ada sebuah motto bagus nih "Janganlah pekerjaan itu menjadi beban buat dirimu, jadikanlah pekerjaan itu sumber ilmu dan pelajaran buat dirimu". 

Silahkan share artikel ini ke rekan - rekan anda sekalian, semoga menjadi manfaat dan berkah buat kita semuanya khususnya buat para pembaca setia Blog AW_Media.

Salam & Sukses

AW_Media

Artikel lainnya :