Daftar Isi
- 1. JENIS DOKUMEN
- 1.1. Dokumen Umum / General
- 1.2. Dokumen Engineering
- 1.3. Dokumen QC ( Quality Control )
- 1.4. Dokumen Prosedur
- 2. PENOMORAN DOKUMEN
- 2.1. Kode Unik
- 2.2. Nomor Urut
- 2.3. Nomor Revisi
- Data Sheet : Dokumen yang berisi tentang data spesifikasi material atau equipment / mesin, berupa spesifikasi teknis produk yang digunakan, Merk, ukuran, Standarisasi material, sertifikat material dan sejenisnya.
- Calculation Sheet : Dokumen yang berisi tentang data perhitungan teknis terkait material atau equipment yang digunakan dalam suatu pekerjaan proyek. Misalnya data perhitungan struktur beton pondasi mesin, data perhitungan kapasitas pendingin ruangan, data perhitungan penerangan dan sejenisnya.
- Drawing / Gambar : Dokumen yang berisi tentang gambar tehnik yang terdiri dari gambar layout, detail & potongan gambar disertai dengan ukuran, kop gambar dan keterangan - keterangan lainnya yang berisikan tentang informasi - informasi teknis.
- Approval Material : Dokumen yang berisi tentang spesifikasi material atau equipment yang di gunakan dalam suatu pekerjaan proyek, dokumen ini hampir mirip dengan data sheet tapi pada dokumen ini hanya mencantumkan merk, ukuran dan type yang digunakan, biasanya dilampirkan dalam bentuk brosur atau katalog produk.
- Yang mengeluarkan dokumen diberi kode : DC, ENG, PUR dan lain sebagainya.
- Kategori dokumen, misalnya : General Document diberi kode : GD dan lain sebagainya.
- Disiplin kerja, misalnya : Civil diberi kode : C, CV, CS dan lain sebagainya.
- Dokumen kerja, misalnya : Data Sheet diberi kode : DS, SM, AM dan lain sebagainya, Prosedur kerja di beri kode : WP, PK, WMS, WPS dan lain sebagainya.
CARA MEMBUAT JENIS DOKUMEN DAN NOMOR DOKUMEN
 |
| Penyusunan arsip dokumen / Photo by AW_Media |
Pada artikel sebelumnya, telah dijelaskan mengenai ruang lingkup serta tahapan - tahapan yang harus dilakukan oleh seorang dokumen kontrol, silahkan buka link berikut ini : Mengenal Dokumen kontrol
Jika melihat trendnya saat ini, peran seorang dokumen kontrol sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan kontraktor, apalagi berhubungan dengan proyek - proyek berskala besar, semacam industri Migas, Petrochemical, High risk building dan sejenisnya.
Seorang dokumen kontrol harus mampu mengidentifikasi atau mengelompokan jenis - jenis dokumen untuk setiap departmen atau divisi serta jenis pekerjaan. Nahh...buat rekan - rekan yang baru mengenal dokumen kontrol atau yang bekerja sebagai dokumen kontrol, silahkan baca artikel ini sampai selesai...
Baiklah kita lanjutkan ke topik selanjutnya, yaitu cara mengenali jenis dokumen dan penomoran dokumen.
JENIS DOKUMEN
Dalam sebuah pekerjaan proyek ada beberapa dokumen yang harus di berikan kode atau nomor unik sebagai pembeda pada setiap dokumen, gunanya untuk memudahkan para pengguna mengenali setiap dokumen - dokumen tersebut. Di bawah ini jenis - jenis dokumen yang terbagi dalam beberapa kelompok dan umum digunakan oleh setiap perusahaan kontraktor secara umum.
1. Dokumen Umum / General
Yang dimaksud general dokumen adalah suatu dokumen yang di kelompokan berdasarkan kriteria umum dan tidak masuk kedalam kelompok dokumen spesifik serta dokumen ini dapat digunakan oleh semua disiplin kerja. Berdasarkan pengalaman penulis ada beberapa dokumen yang di kelompokan ke dalam dokumen ini yaitu Dokumen Master, Dokumen schedule proyek, dokumen progress proyek, HSE Plan, Procurement plan, Vendor list, sertifikat keahlian, Laporan Bulanan, Mechanical Completion Procedure, Pre-Commissioning procedure dan sejenisnya. Biasanya setiap perusahaan mempunyai standar dokumen yang sudah baku, silahkan di sesuaikan saja dengan yang sudah ada.
2. Dokumen Engineering
Dokumen Engineering adalah sebuah dokumen yang termasuk kedalam pekerjaan engineering, dokumen ini dibagi menjadi beberapa dokumen yang masing - masing isinya berbeda dengan yang lainnya. Dokumen ini juga dibagi menjadi beberapa disiplin ilmu sesuai dengan bidang yang sedang di kerjakan, secara umum dokumen ini terbagi menjadi 5 disiplin ilmu, diantaraya Civil & Struktur, Mechanical, Piping, HVAC, Elektrikal & Instrument. Selain terbagi menjadi 5 disiplin ilmu dokumen ini terbagi menjadi 3 kategori dokumen, diantaranya :
3. Dokumen QC ( Quality Control )
Selanjutnya dokumen QC yaitu sebuah dokumen yang berkaitan dengan aktifitas Quality Control, mulai dari standarisasi inspection sampai report QC. Secara umum dokumen yang dapat di kategorikan sebagai dokumen QC yaitu QC Plan, Report QC, Inspection Procedure, Form permintaan inspeksi dan sejenisnya.
4. Dokumen Prosedur
Yang terakhir adalah dokumen prosedur yaitu dokumen yang berkaitan dengan aktifitas kontruksi atau akatifitas pekerjaan di site atau di lapangan. Dokumen ini berisi tentang prosedur kerja, tahapan kerja, proses kerja serta standarisasi kerja.
Dari keterangan di atas dapat di simpulkan bahwasanya dokumen - dokumen tersebut dapat terbagi menjadi 5 disiplin kerja dan 4 standar dokumen. Agar mempermudah pada saat penomoran dokumen alangkah baiknya pembagian jenis dokumen ini di buatkan bagan atau struktur, seperti contoh di bawah ini.
Bagan pembagian jenis dokumen - Design by AW_Media
Jika di lihat di dalam bagan di atas, sudah bisa di pastikan penomoran dokumen akan jauh lebih mudah di banding tidak ada sama sekali. Jadi dokumen tersebut sudah di bagi menurut kategori, disiplin dan pekerjaannya.
PENOMORAN DOKUMEN
Penomoran dokumen adalah suatu kegiatan yang terkait dengan pemberian nomor atau kode unik pada setiap dokumen, supaya memudahkan dalam penyusunan dan penelusuran setiap dokumen. Pemberian nomor dokumen bukan sekedar memberi nomor saja tetapi harus memasukan kode unik supaya dokumen tersebut dapat teridentifikasi dengan jelas.
Dari uraian di atas tentang jenis - jenis dokumen, sudah pasti dapat disimpulkan kode unik apa saja yang dapat di masukan ke dalam sebuah nomor dokumen. Mari kita coba jabarkan satu persatu.
1. Kode Unik
Seperti yang sudah di jelaskan di atas, kode unik dapat terdiri dari huruf atau angka dengan jumlah 1 atau 3 huruf, usahakan nomor unik jangan terlalu panjang. Penggunaan kode unik ini agar disesuaikan dengan jenis dokumennya, buatlah masing - masing jenis dokumen dengan kode unik yang berbeda. Contohnya :
Contoh di atas merupakan kode - kode unik yang akan di cantumkan kedalam penomoran dokumen, silahkan rekan - rekan kembangkan sendiri atau sesuaikan dengan kode yang sudah di keluarkan oleh masing perusahaan.
2. Nomor Urut
Nomor urut adalah suatu penomoran dokumen yang disesuaikan dengan list dokumen yang sudah di buat. jadi teman - teman harus membuat list dokumen atau daftar dokumen terlebih dahulu, dokumen apa saja yang akan di buat. nah..setelah jadi buatlah nomor urut dokumen dimulai dari atas terus kebawah. nomor urut di sesuaikan dengan jenis pekerjaan. Biasanya nomor urut ini menggunakan angka dengan jumlah 3 digit sampai 4 digit ( 001, 002... atau 0001, 0002 ) tergantung jumlah keseluruhan dokumen yang akan di buat. Misalnya dokumen general ada 30 dokumen jadi nomor urutnya mulai dari 001, 002, 003,....030 begitu seterusnya untuk dokumen lainnya.
3. Nomor Revisi
Nomor revisi adalah suatu penomoran dokumen yang di khsususkan jika ada perubahan pada setiap dokumen yang pernah dibuat. Biasanya nomor revisi terdiri dari 2 angka saja dimulai dari angka "00", jika ada perubahan pada setiap dokumen dan dokumen tersebut di perbaiki, maka nomor revisi dokumen tersebut berubah menjadi 01 dan seterusnya jika ada perubahan lagi pada setiap dokumennya.
Dari keterangan di atas sudah dapat di simpulkan tentang pentingnya penomoran pada setiap dokumen proyek. Di bawah ini contoh penomoran dokumen berdasarkan jenis - jenis dokumennya.
 |
| Struktur penomoran dokumen / Design by AW_Media |
Mari kita buat contohnya ya :
XX-XX-Y-ZZ-NNN-RR
DC-ED-M-DS-001-00
Dimana : DC = Document Control
ED = Engineering Document
M = Mekanikal
DS = Data Sheet
001 = Nomor urut dokumen
00 = Nomor Revisi Dokumen
Kesimpulan :
Dari uraian di atas dapat disimpulkan yaitu setiap penomoran dokumen harus di mulai dari identifikasi dokumen itu sendiri. Mulai dari siapa / divisi / departemen yang mengeluarkan dokumen, type dokumen, jenis pekerjaan, jenis dokumen, nomor urut dan nomor revisi.
Setelah identifikasi dokumen terbentuk barulah memberikan kode unik pada setiap dokumen dan di lanjutkan dengan nomor urut serta nomor revisi dokumen.
Baiklah rekan - rekan sekalian inilah sekilas tentang metode atau cara membuat nomor dokumen, tulisan di atas hanya sekedar contoh berdasarkan pengalaman penulis tentang metode penulisan dan penomoran dokumen, mudah ya...silahkan di pelajari dan di kembangkan menjadi lebih baik dan bagus.
Semoga artikel ini bermanfaat buat pembaca semuanya, khususnya bagi penulis mudah - mudahan menjadi ladang amal untuk saling menebarkan ilmu dan pengalaman. Aamiin.
Silahkan tinggalkan pesan...untuk perbaikan artikel ini menjadi lebih baik lagi.
Salam & Sukses
AW_Media
0 comments:
Posting Komentar