Daftar Isi
- 1. DEFINISI DOKUMEN KONTROL
- 2. CARA MEMBUAT DAFTAR DOKUMEN
- 2.1. Membuat Judul Dokumen
- 2.2. Membuat isi dokumen
- 3. CARA MEMBUAT STATUS DOKUMEN
- 4. CARA MEMBUAT REKAP DOKUMEN
- 5. KESIMPULAN
CARA MEMBUAT DAFTAR DOKUMEN
Salam sejahtera buat rekan - rekan sekalian, artikel saat ini membahas tentang cara membuat daftar dokumen master atau disebut "Master List Document" atau "Maste r Deliverable List". Rekan - rekan tidak perlu bingung dan merasa keliru, jika di temukan istilah dokumen master dengan banyak nama, karena masing - masing perusahaan mempunyai standar dokumen atau penamaan dokumen itu sendiri.
Nah..jika rekan - rekan yang belum tahu tentang apa itu dokumen kontrol, silahkan buka artikel saya ya..tentang peranan dokumen kontrol dalam sebuah perusahaan kontraktor, linknya Mengenal pekerjaan Dokumen Kontrol.
Selanjutnya kita akan bahas pekerjaan tentang dokumen kontrol yaitu cara membuat daftar dokumen kontrol.
DEFINISI DOKUMEN KONTROL
Dokumen kontrol adalah suatu aktifitas yang mengontrol dan mengatur sirkulasi dokumen dalam suatu badan usaha atau organisasi. Dalam sebuah dokumen pastinya harus ada identifiakasi dokumen berupa nama dokumen dan kode unik dokumen. Silahkan buka link artikel saya Mengenal Dokumen Kontrol Proyek
CARA MEMBUAT DAFTAR DOKUMEN
Apa sih daftar dokumen itu ? Daftar dokumen adalah suatu tabulasi atau list yang berisikan nama dokumen yang tediri dari Nomor, Nama dokumen, jumlah dokumen, nomor revisi dokumen dan lain sebagainya.
Bagaiamana cara buatnya ya...simak ulasan di bawah ini ya..
Yang perlu anda ketahui pertama kali, anda harus bisa mengoperasikan program komputer MS. Excel, jika anda sudah mahir dalam penggunaan excel berarti tidak sulit untuk membuat tabulasinya. Nah..jika yang baru pertama kali menggunakan program excel dan bingung mau mengawali dari mana ? yu..ikuti langkah - langkah mudah berikut ini.
1. Membuat Judul Dokumen
 |
| Bentuk tampilan dasar program MS. Excel / Created by AW_Media |
Setelah itu kalian bisa buat nama judul dan nama keterangan pada masing - masing kolomnya disertai isi dokumen yang sudah kalian identifiksi sebelumnya.
 |
| Format pembuatan judul dan keterangan kolom dokumen / Created by AW_Media |
Dapat di lihat pada contoh di atas, yang di lingkaran merah itu saya beri judul dokumen "Dokumen Master" dan nama proyeknya, untuk yang tanda kotak biru saya beri nama keterangan kolom dokumen yang berisikan No - Nomor Dokumen - No. Revisi - Nama Dokumen - Tipe - Uk. Kertas - Keterangan.
2. Membuat isi dokumen
Baiklah..selanjutnya masuk ke langkah berikutnya yaitu membuat isi dokumen yang terdiri dari disiplin ilmu dan jenis dokumen. Jika semua dokumen sudah teridentifikasi dan sudah di kelompokan maka sangat mudah untuk membuat isi dokumen tersebut. Lebih jelasnya lihat contoh tabulasi di bawah ini ya..
 |
| Format Isi Dokumen / Create by AW_Media |
Nahh..bisa dilihat contoh format di atas atau yang di sebut tabulasi dokumen, tampak dalam garis merah isi dokumen yang akan di buat, terdiri dari nama Departemen / Divisi, Nomor Dokumen, Nama Dokumen, Jenis Dokumen, Tipe Dokumen dan keterangan. Tabulasi di atas hanya contoh dan dapat dijadikan referensi pada saat anda ingin membuat tabulasi dokumen, silahkan dikembangkan dan disesuaikan dengan standarasi perusahaan tempat anda bekerja.
CARA MEMBUAT STATUS DOKUMEN
Setelah langkah - langkah di atas sudah dilakukan dan dokumen tersebut sudah disetujui untuk dijadikan Dokumen Master, maka langkah selanjutnya yaitu membuat status dokumen. Status dokumen adalah keterangan yang menyangkut progress atau perkembangan dokumen semenjak master dokumen disetujui. Berarti Bagian Engineering sudah harus membuat dan memproduksi dokumen - dokumen tersebut, tugas dokumen kontrol adalah memastikan dokumen tersebut sudah dibuat dan dikirim ke pihak Main Cont. atau Owner.
Mengapa dokumen kontrol harus membuat status dokumen ?
Setiap perusahaan kontraktor pastinya ada biaya - biaya yang tercantum di kontrak tentang engineering. Nahh..di sini intinya..jika tidak ada status dokumen maka tidak ada pula progress atau perkembangan yang bisa ditagihkan ke pihak owner. Biasanya sebelum kontruksi berjalan, pekerjaan awal yang dilakukan pihak kontraktor adalah pekerjaan engineering.
Nahh pentingkan Dokumen kontrol itu...
Baiklah mari kita lanjut..bagaiamana cara membuat status dokumen.
1. Membuat tabulasi jumlah dokumen
Setelah tabulasi dokumen master sudah dibuat, maka akan terlihat jumlah total dokumen yang akan dikerjakan oleh pihak engineering dan pihak lainnya. Dari dokumen master tersebut tambahkan satu kolom lagi untuk status jumlah dokumen, contoh : Data spesifikasi ada 1 set, gambar ada 3 lembar dan seterusnya. Silahkan di jumlah total dokumennya dan tempatkan jumlah total dokumen tersebut pada kolom masing - masing divisi dan masing - masing jenis dokumen. Mengapa demikian ? Agar penelusuran status dokumen akan lebih mudah dan tertata.
 |
| Status jumlah dokumen / Design by AW_Media |
Seperti contoh tabulasi di atas ( dalam kotak merah ) anda dapat mengetahui jumlah dokumen pada masing - masing jenis dokumen dan masing - masing divisi. Silahkan diikuti dan di sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan tempat anda bekerja.
2. Membuat tabulasi status dokumen
Status dokumen di sini adalah status dokumen yang dimulai dari proses pengiriman dokumen ke owner sampai dokumen tersebut di setujui. Dari sinilah dapat diketahui progress atau perkembangan dokumen terakhir dan dapat dijadikan acuan penagihan ke pihak owner. Status dokumen ini terbagi menjadi 3 kategori, di antaranya :
a. Pengiriman Dokumen : Status dokumen pertama adalah pengiriman dokumen, dimana pengiriman dokumen mendapatkan bobot 10 % dari nilai kontrak engineering atau sesuai kesepakatan kontrak antara kontraktor dan owner.
b. Dokumen untuk disetujui : Status Dokumen kedua adalah dokumen untuk di setujui ( for Approval ), dimana dokumen tersebut sudah dalam status di setujui ( Approve ), dalam hal ini ada 3 kategori pada status dokumen ini yaitu :
- Disetujui artinya dokumen tersebut sudah disetujui dan dapat digunakan ke tahap selanjutnya.
- Tidak disetujui artinya dokumen tersebut harus kembali ke pihak pengirim dan direvisi sesuai dengan keinginan pemeriksa. Dokumen tersebut tidak dapat digunakan ke tahap selanjutnya dan harus dikirim kembali untuk mendapatkan status disetujui.
- Disetujui dengan catatan artinya dokumen tersebut sudah disetujui tetapi masih ada beberapa catatan yang harus diperbaiki. Dokumen tersebut juga sudah bisa digunakan ke tahap selanjutnya.
c. Dokumen untuk kontruksi : Status dokumen ketiga adalah dokumen untuk kontruksi dimana dokumen tersebut dikhususkan untuk pekerjaan kontruksi ( for Con ) yaitu berupa gambar kerja yang terdiri dari gambar layout, potongan gambar dan detail gambar. Ada 3 kategori dalam status dokumen ini, yaitu :
- Disetujui artinya dokumen gambar tersebut sudah disetujui dan dapat digunakan ke tahapan kontruksi.
- Tidak disetujui artinya dokumen tersebut harus kembali ke pihak pengirim dan direvisi sesuai dengan keinginan pemeriksa. Dokumen tersebut tidak dapat digunakan untuk pekerjaan kontruksi dan harus dikirim kembali untuk mendapatkan status disetujui.
- Disetujui dengan catatan artinya dokumen tersebut sudah disetujui tetapi masih ada beberapa catatan yang harus diperbaiki. Dokumen tersebut juga sudah bisa digunakan ke tahap kontruksi.
Jika melihat status di atas sudah terlihat jelas nantinya kemajuan atau progress yang akan didapat, jika status dokumen sudah dinyatakan "disetujui" maka nilai bobot dokumen tersebut sudah 100 % dan jika status dokumen tersebut dinyatakan "disetujui dengan catatan" maka bobot dokumen tersebut hanya 50 % dan jika status dokumen tersebut masih "tidak disetujui" maka nilai bobotnya 0 %. Nilai presentasi bobot diatas hanya contoh dan referensi saja ya...disesuaikan saja dengan kebijakan dan kontrak perusahaan tempat anda bekerja.
Untuk dapat mengetahui besar bobot kemajuan dalam dokumen anda dapat melihat data status dokumen dalam contoh tabulasi di bawah ini.
 |
| Format status dokumen / Design by AW_Media |
Dari tabulasi di atas dapat terlihat jumlah status dokumennya, anda hanya mengisi kolom - kolom jumlah yang sudah dibuat selanjutnya di jumlah total dokumennya, jadi bisa di kelompokan jumlah dokumen yang terkirim, jumlah status dokumen yang disetujui, tidak disetujui atau disetujui dengan catatan.
Jika tabulasi yang dibuat sudah selesai, selanjutnya dirapihkan bentuk tampilannya, diberi garis serta warna dan lain sebagainya. Sehingga terlihat bagus dan profesional.
 |
| Bentuk tabulasi daftar dokumen / Design by AW_Media |
CARA MEMBUAT REKAP DOKUMEN
Seperti diketahui bersama seorang dokumen kontrol juga harus bisa membuat rekap dokumen sebagai bentuk laporan kemajuan dokumen kepada atasannya. Seorang atasan akan selalu melihat dan memeriksa rekap dokumen terlebih dahulu, jika ada salah satu ada yang janggal maka seorang atasan akan melihat detail dokumennya atau menanyakan langsung ke dokumen kontrolnya. Maka dari itu seorang dokumen kontrol harus dapat membuat rekap atau laporan dokumen yang benar dan informatif. Di bawah ini contoh sederhana dari sebuah laporan rekap dokumen.
 |
| Rekapitulasi dokumen setiap disiplin kerja / Design by AW_Media |
 |
| Rekapitulasi dokumen per-disiplin kerja / Design by AW_Media |
Dari contoh di atas dapat dilihat bentuk laporan dokumen yang terdiri dari status pengiriman dokumen, status dokumen disetujui, tidak di setujui atau disetujui dengan catatan dan lain sebagainya, dan jangan lupa selalu tampilkan progress prosentasinya atau nilai persennya.
KESIMPULAN
Dari uraian di atas dapat disimpulkan secara singkat yaitu seorang dokumen kontrol harus bisa mengoperasikan program komputer MS. Excel, walaupun tidak menguasai betul programnya setidaknya dapat membuat tabulasi seperti contoh di atas. Pembuatan tabulasi dokumen tersebut sangat berguna untuk melacak dan mengetahui kemajuan penyelesaian dokumen, larena ada beban biaya proyek terkait dengan engineering dan dokumen, alangkah baiknya seorang dokumen kontrol sudah harus menyiapkan rekapan atau laporan dokumennya. Biasanya laporan dokumen ini akan diminta setiap minggunya ( weekly report ) dan setiap bulannya ( Monthly report ) sebagai bahan tagihan progress pekerjaan.
Baiklah rekan - rekan semuanya..sampai di sini uraian dari saya tentang artikel cara membuat daftar dan laporan dokumen proyek, semoga dari tulisan artikel di atas dapat menambah pengetahuan dan wawasan anda, dan dapat dijadikan referensi atau acuan kerangka kerja anda nantinya di perusahan tempat anda bekerja. Silahkan di kembangkan sesuai dengan keinginan anda, pergunakan bahasa yang baik dan benar. Jika anda lihat bahasa yang saya gunakan di tabulasi tersebut terlihat campur - campur ya..ada yang bahasa inggris, ada yang bahasa indonesia. Silahkan anda bisa pergunakan bahasa inggris atau bahasa indonesia, di sesuaikan saja dengan kebiasaan di tempat anda bekerja.
Semoga bermanfaat buat anda, sehat selalu dan sukses bersama anda. Mohon kritik, saran dan doa nya semoga artikel menjadi lebih baik dan lebih bermanfaat. Jika ada kesamaan dalam tulisan ini mohon di maafkan sebesar - besarnya. Aamiin.
Terima Kasih
AW_Media
0 comments:
Posting Komentar