MEMBUAT LAPORAN RAPAT MINGGUAN ( WEEKLY MEETING REPORT )
Daftar Isi
- 1. DEFINISI LAPORAN RAPAT MINGGUAN ( WEEKLY MEETING REPORT )
- 1.1. Project Control
- 1.2. Engineering
- 1.3. Procurement
- 1.4. Kontruksi
- 1.5. Quality Control
- 1.6. HSE ( Health, Safety and Environment )
- 2. SUSUNAN LAPORAN RAPAT MINGGUAN ( WEEKLY MEETING REPORT )
- 2.1. Judul
- 2.2. Agenda Pembahasan
- 2.3. Review hasil rapat minggu lalu
- 2.4. Laporan HSE
- 2.5. Permasalahan dan konsentrasi kerja
- 2.6. Status Pekerjaan
- 2.7. Aktifitas pekerjaan
- 2.8. Photo / Dokumentasi aktifitas Pekerjaan
- 3. KESIMPULAN
Setelah melalui proses panjang untuk membuat sebuah hasil rekap dokumen serta laporan dokumen, maka dari semua hasil tersebut dibuatlah sebuah laporan setiap minggunya yang akan ditampilkan dalam meeting atau rapat setiap minggunya. Biasanya rapat tersebut berupa laporan kemajuan kerja setiap minggunya dari kontraktor bersama dengan main cont. atau owner.
Untuk dapat membuat laporan rekap dokumen silahkan buka link artikel ini Membuat Daftar dan Laporan Dokumen Proyek. Selanjutnya mari sama - sama kita bahas tentang cara membuat laporan rapat mingguan.
DEFINISI LAPORAN RAPAT MINGGUAN ( WEEKLY MEETING REPORT )
Dalam setiap pekerjaan pastinya semua perusahaan kontraktor akan diminta pertanggung jawaban atas kinerja selama proyek berlangsung. Nah untuk mengetahui perkembangan kerja di proyek tersebut maka diadakanlah sebuah rapat setiap minggunya untuk membahas masalah kemajuan hasil kerja selama satu minggu. Tugas seorang Dokumen kontrol hanya membuat dan menyusun setiap laporan supaya tampilan laporan menjadi lebih baik dan informatif. Mengenai isi dari laporan tersebut berasal dari berbagai sumber diantaranya :
1. Project Kontrol
2. Engin eering
3. Procurement
4. Kontruksi
5. Quality Control
7. HSE ( Health, Safety and Environment )
Sebelum masuk ke dalam pembahasan pembuatan laporan rapat mingguan, alangkah baiknya anda mengenal terlebih dahulu sumber informasi yang menjadi dasar isi dari sebuah laporan mingguan.
1. Project Control
Project Control adalah sebuah jabatan yang disandang oleh seseorang yang mempunyai keahlian pada bidang perencanaan ( planning ) dan pengontrolan terhadap kemajuan pekerjaan serta membuat tagihan ( payment ) progress pekerjaan setiap bulannya. Seorang project control akan membuat laporan perkembangan pekerjaan dalam bentuk tabulasi, prosentasi progress serta grafik ( Kurva S ). Seorang project control akan merangkum semua aktifitas pekerjaan yang berasal dari berbagai sumber, diantaranya Engineering, Kontruksi, QC, HSE, Procurement serta dokumen kontrol. Setelah semua dokumen sudah terangkum dan tersusun maka dokumen tersebut akan di kirim ke dokumen kontrol untuk dibuatkan nomor dokumen serta dokumen pengiriman ( Transmittal document ).
2. Engineering
Engineering adalah sebuah jabatan yang disandang oleh seseorang yang mempunyai keahlian pada bidang tertentu khususnya perencanaan, perhitungan dan gambar tehnik. Seorang engineering akan membuat laporan kemajuan hasil kerjanya berupa rencana kerja minggu ini dan minggu selanjutnya, produktifitas terhadap gambar dan dokumen tehnis lainnya, Mengangkat isu atau permasalahan seputar engineering. Laporan hasil kerja tersebut akan di laporkan ke project control untuk dibuatkan resumenya.
3. Procurement
Procurement adalah sebuah jabatan yang disandang oleh seseorang yang mempunyai keahlian pada bidang pengadaan barang atau pembelian barang. Seorang procurement akan membuat laporan perkembangannya yaitu berupa informasi terkait kedatangan material, perencanaan pemesanan dan pembelian material, Membuat nama vendor atau rekanan penyuplai material atau barang. Semua informasi tersebut akan di berikan ke project control untuk dibuatkan resumenya.
4. Kontruksi
Kontruksi adalah sebuah aktifitas pekerjaan yang melibatkan banyak pekerja, terutama pekerja yang mempunyai keahlian pada bidangnya masing - masing, contohnya pekerja civil, pekerja pemasangan struktur baja, juru las dan lain sebagainya. Para pekerja tersebut akan di pimpin oleh beberapa supervisor dan seorang manajer kontruksi. Seorang supervisor atau manger kontruksi akan membuat laporan perkembangan kemajuan perkerjaan di lapangan berupa kemajuan hasil kerja dalam satu minggu dan rencana pekerjaan di minggu berikutnya, serta mengangkat isu yang berkembang di lapangan. Laporan tersebut akan di berikan ke project control untuk dibuatkan resume dan laporannya.
5. Quality Control
Quality Control adalah sebuah jabatan yang disandang oleh seseorang yang mempunyai keahlian pada bidang inspeksi atau pengecekan kualitas hasil pekerjaan kontruksi. Seoarang Inspectorlah yang akan menentukan bagus tidaknya suatu hasil pekerjaan, ini dibuktikan pada hasil laporan pemeriksaan yang di tanda tangani dan disetujui oleh pihak maincont atau owner. Seorang QC akan membuat laporan QC berupa hasil pemeriksaan dalam form atau lembar inspeksi serta rencana pemeriksaan pada minggu berikutnya.
6. HSE ( Health, Safety and Environment )
HSE atau Safety adalah sebuah jabatan yang disandang oleh seseorang yang mempunyai keahlian dalam bidang HSE dan mempunyai sertifikat K3 umum. Seorang safety akan membuat laporan mingguan yang berisi tentang kegiatan HSE selama satu minggu, Inspeksi berkala terhadap alat - alat kerja, jumlah ijin kerja di lapangan, temuan - temuan serta isu yang terjadi di lapangan.
Dari uraian di atas sudah dapat disimpulkan ya tugas sebenarnya seorang dokumen kontrol terhadap laporan mingguan ini. jadi yang membuat dan menyusun laporan mingguan adalah seorang project control, setelah laporan semua tersusun baru di serahkan ke bagian dokumen kontrol untuk dirapihkan dan distribusikan ke pihak - pihak terkait.
SUSUNAN LAPORAN RAPAT MINGGUAN ( WEEKLY MEETING REPORT )
Dalam sebuah rapat antara pelaksana kerja dan pemberi kerja biasanya dilakukan satu kali dalam seminggu atau disebut Weekly Meeting. Didalam rapat tersebut kontraktor akan menjelaskan dan menjabarkan kemajuan hasil kerja dalam satu minggu serta isu dan permasalahan yang terjadi dilapangan. Dalam hal ini semua yang terlibat dalam aktifitas proyek harus hadir untuk mewakili setiap permasalahan atau isu yang berkembang selama satu minggu.
Dalam sebuah rapat mingguan dibutuhkan sebuah laporan yang benar, aktual dan informatif. Jadi semua informasi yang tertuang dalam sebuah laporan harus benar dan dipresentasikan dengan jelas dan dimengerti oleh semua pihak. Karena laporan tersebut ditampilkan dalam bentuk presentasi biasanya seorang dokumen kontrol harus dapat menggunakan program komputer ms. power point.
Dalam sebuah laporan mingguan harus dapat tersusun dengan rapih dan sesuai dengan tahapan pembahasan. Mari kita bahas lebih lanjut tentang bagaimana menyusun sebuah laporan rapat mingguan atau Weekly Meeting Report.
1. Judul
Tahap awal yang harus dibuat adalah sebuah judul laporan yang terdiri dari logo perusahaan pemberi kerja dan logo kontraktor, nama proyek, Weekly Meeting ke-1, ke-2, ke-3 dan seterusnya serta tanggal-bulan dan tahun Weekly meeting dilaksanakan, Periode tanggal dalam satu minggu, contoh nya dari tanggal 02/05/22 s/d 09/05/22. Seperti contoh sederhana dibawah ini.
 |
| Bentuk judul Laporan Meeting Mingguan / Design by AW_Media |
2. Agenda Pembahasan
Selanjutnya masuk ketahapan agenda pembahasan, dalam suatu meeting harus sudah dipersiapkan agenda atau susunan yang akan dibahas dalam setiap meeting, supaya materi pembahasan tidak meluas atau membahas topik lainnya dan pembahasan dapat diselesaikan satu persatu sehingga tersusun dengan rapih. Susunan atau agenda laporan meeting secara sederhana dapat dilihat pada contoh di bawah ini.
 |
| Bentuk Agenda Meeting / Design by AW_Media |
Selanjutnya masuk ketahapan berikutnya yaitu isi pembahasan yang sudah dimasukan kedalam agenda meeting, terdapat beberapa isi pembahasan terkait aktifitas pekerjaan di dalam proyek.
supaya lebih bisa dipahami..lanjutkan baca artikel ini sampai selesai ya...
3. Review hasil rapat minggu lalu
Berikutnya yang ke-tiga yaitu pembahasan tentang review hasil rapat minggu, jadi setiap minggunya pastinya ada rapat hasil kerja, nah..rapat tersebut membuahkan hasil berupa tindakan yang akan dilakukan, solusi terhadap isu yang berkembang, informasi dan lain sebagainya. Semua hasil rapat tersebut dibuatlah rekap hasil rapat atau disebut MoM ( Minute of Meeting ). Hasil rapat tersebut akan dibacakan dan direview pada saat rapat berlangsung. Seorang dokumen kontrol yang akan membuat dan menyajikan bentuk rekap hasil rapat tersebut.
4. Laporan HSE
Yang ke-empat yaitu pembahasan mengenai laporan HSE selama satu minggu, biasanya seorang dokumen kontrol akan menerima laporannya sudah dalam bentuk jadi. Laporan HSE terdiri dari kegiatan HSE selama satu minggu, program HSE, tindakan terkait keselamatan kerja, Inspeksi alat, ijin kerja dan lain sebagainya.
5. Permasalahan dan konsentrasi kerja
Selanjutnya yang ke-lima yaitu tentang permasalahan serta isu yang terkait dengan pekerjaan di proyek, informasi ini dapat berisikan tentang tindakan yang harus mendapat perhatian khusus baik secara engineering, procurement, kontruksi, QC, dokumen dan lain sebagainya, pekerjaan kritikal, informasi pekerjaan yang tertunda serta informasi lainnya seputar pekerjaan di lapangan.
6. Status Pekerjaan
Selanjutnya yang ke-enam adalah tentang status pekerjaan, di halaman ini banyak di tampilkan kemajuan atau progress terkait kinerja setiap disiplin kerja dalam waktu satu minggu, pembahasan dimulai dari kemajuan dari penyelesaian dokumen, isu terkait engineering, pekerjaan yang tertunda atau yang belum dikerjakan. Lanjut ke procurement yang isi dan pembahasannya juga sama dengan engineering, lanjut ke pembahasan kontruksi yang isi dan pembahasannya seputar pekerjaan dilapangan, temuan - temuan dan penyimpangan hasil kerja, penyelesaian kerja yang sesuai rencana dan yang melewati rencan kerja serta lain sebagainya. Pada halaman ini banyak menampilkan laporan dalam bentuk tabulasi, grafik dan prosentase kerja. Inilah momen waktu terlama pembahasan laporan kinerja dalam waktu satu minggu dalam setiap rapatnya.
7. Aktifitas pekerjaan
Yang ke-tujuh yaitu tentang penjabaran aktifitas kerja dalam waktu satu minggu dan rencana kerja pada minggu berikutnya. jadi pada halaman ini banyak menampilkan semua aktifitas kerja di setiap divisi Engineering, Procurement, QC, HSE, Dokumen dan Kontruksi. Semua aktifitas tersebut akan disesuaikan dengan rencana kerja yang sudah disusun sebelumnya. Pada laporan ini juga ditampilkan tanggal rencana kerja serta tanggal aktual kerja, supaya dapat dipantau dan terkoreksi apakah aktifitas tersebut akan sesuai rencana kerja atau menyimpang dari rencana kerja. Selanjutnya di buatkan pula tabulasi untuk rencana kerja pada minggu berikutnya, didalam laporan tersebut dapat berisikan tentang pekerjaan yang masih berlanjut atau rencana pekerjaan atau aktifitas yang baru.
8. Photo / Dokumentasi aktifitas Pekerjaan
Yang terakhir adalah dokumentasi aktifitas pekerjaan di lapangan dapat berupa photo - photo kegiatan selama satu minggu baik dari sisi HSE, QC dan Kontruksi.
Baiklah rekan - rekan pembaca sekalian, laporan - laporan di atas harus disusun sesuai kriteria yang sudah dibuat, dibuat menggunakan ms. power point, silahkan dikembangkan dan disesuaikan dengan standar perusahaan tempat anda bekerja. Silahkan anda berkoordinasi dengan tim yang terlibat dalam suatu project.
KESIMPULAN
Dari uraian diatas dapat disimpulkan, bahwasanya pekerjaan membuat laporan mingguan atau laporan rapat mingguan tidak mutlak merupakan tugas dari seorang dokumen kontrol, tetapi semua susunan dalam laporan tersebut adalah tugas dari seorang Project Control, Seorang dokumen kontrol hanya merapihkan dan mendistribusikan laporan tersebut. Silahkan buka link artikel berikutnya yaitu tentang Fungsi dan tugas seorang Project Kontrol.
Pembuatan laporan tersebut dibuat dalam bentuk Power Point, silahkan anda pergunakan sesuai keinginan anda, karena di dalam ms. power point tersebut terdapat banyak menu pilihan mulai dari background, jenis text, animasi tampilan dan lain sebagainya.
Dalam setiap isi laporan tersebut tentunya banyak membahas tentang kemajuan pekerjaan dalam suatu project, baik dari sisi engineering, procurement, HSE, QC dan kontruksi, jadi sudah seyogyanya dapat berkoordinasi antar disiplin untuk memenuhi isi laporan tersebut.
Baiklah rekan - rekan sekalian semuanya, sampai di sini dulu ya..artikel tentang cara membuat laporan rapat mingguan, semoga bermanfaat sekaligus menambah pengetahuan dan wawasan tentang pekerjaan di dalam suatu proyek kontruksi. Untuk mengetahui dan memahami detail dari isi laporan di atas ( nomor 3 s/d 8 ), saya akan tuangkan ke dalam artikel lainnya di lain waktu dengan judul yang berbeda.
Terima kasih atas perhatian anda, salam dan sukses selalu untuk anda semuanya. Semoga selalu diberi kesehatan dan keberkahan oleh Tuhan Yang Maha Esa. Aamiin.
Salam & Sukses
AW_Media
Silahkan ikuti link Youtube dari AW_Media Channel
Kesibukan dan kebisingan pekerjaan di dalam proyek
0 comments:
Posting Komentar