CARA MEMBUAT FORMAT DOKUMEN TRANSFER

 MENGENAL FUNGSI DAN CARA MEMBUAT DOKUMEN TRANSFER

Salam dan sukses selalu buat rekan - rekan semuanya, semoga apa yang anda lakukan hari ini menjadi berkah di kemudian hari. Aamiin..

Daftar Isi

• 1. DEFINISI FORMAT DOKUMEN TRANSFER
• 2. CARA MEMBUAT FORMAT DOKUMEN TRANSFER
• 2.1. Cara membuat kolom pada bagian atas halaman ( Header page )
• 2.2. Cara membuat kolom dan keterangan pada bagian tengah halaman ( Middle Page )
• 2.3. Cara membuat kolom dan keterangan pada bagian bawah halaman ( Footer Page )
• 3. CARA MENGIRIM DOKUMEN
• 4. CARA MENYIMPAN DOKUMEN DALAM BENTUK PDF
• 5. KESIMPULAN

Didalam setiap aktifitas kegiatan proyek selalu didukung dengan adanya dokumen, dokumen yang dibuat adalah suatu bukti pekerjaan kontruksi sedang dan atau sudah dilakukan. Didalam kegiatan proyek peran dokumen sangatlah penting dan dibutuhkan oleh setiap pekerja dan perusahaan, di karenakan dokumen adalah sebagai alat bukti suatu pekerjaan.

Didalam artikel ini mari kita mengenal fungsi dan cara membuat format dokumen transfer, buat rekan - rekan yang pernah bekerja sebagai dokumen kontrol pasti sudah paham ya..tentang dokumen ini..bagi yang belum, ikuti yu...artikel ini sampai selesai..

Sebelum lanjut..alangkah baiknya anda juga bisa mengenal dengan jabatan dokumen kontrol di dalam struktur organisasi proyek, silahkan ikuti link di bawah ini :

Cara membuat laporan mingguan

Fungsi dan tugas seorang dokumen kontrol

DEFINISI FORMAT DOKUMEN TRANSFER

Format dokumen transfer adalah suatu bentuk dokumen yang digunakan sebagai bukti bahwasanya seorang dokumen kontrol sudah mengirim dokumen ke pihak - pihak terkait.

Banyak istilah untuk menamakan format dokumen transfer ini, karena masing - masing perusahaan mempunyai istilah dan metode yang berbeda - beda tetapi mempunyai fungsi yang sama. Berdasarkan pengalaman saya ada beberapa nama lain untuk dokumen ini seperti Bukti Transfer Dokumen,  Transmittal Document, Deliverable Document, Form Distribusi Dokumen dan lain sebagainya. Jika anda mempunyai nama lain yang pernah dibuat, silahkan tinggalkan pesan di kolom komentar ya...

Nahh..ini adalah tugas seorang dokumen kontrol mulai dari membuat formatnya, memberi nama dokumen, memberi nomor dokumen sampai mengirim dokumen.

CARA MEMBUAT FORMAT DOKUMEN TRANSFER

Pertama kali yang harus anda pelajari adalah bagaiamana anda bekerja menggunakan program komputer yaitu program miscrosoft excel sebab program ini sangat mudah dan umum digunakan oleh semua orang.

Silahkan anda buka file baru ms. excel di komputer atau laptop anda, seperti contoh di bawah ini :

Contoh format excel

1.    Cara membuat kolom pada bagian atas halaman ( Header page ) 

Silahkan anda buat beberapa kolom dan tabulasi untuk penempatan keterangan dokumen yang dibutuhkan. Silahkan isi kolom - kolom tersebut dengan nama Judul Dokumen, Logo  dan nama Perusahaan dan lain sebagainya, lihat contoh di bawah ini.

Bentuk kolom dan keterangan bagian atas halaman - Header Page / Design by AW_Media

Dari gambar di atas dapat dilihat beberapa keterangan terkait dengan format dokumen yang sedang anda buat. Pada bagian paling atas isilah dengan logo dan nama perusahaan, nama dokumen ( contoh : Form Transfer Dokumen ), Nomor dokumen dan tanggal. Pada bagian bawahnya silahkan anda isi dengan pengirim dan penerima, nama pengirim dan nama penerima, nama perusahaan, Alamat perusahaan dan jenis dokumen yang akan anda kirim.

2.    Cara membuat kolom dan keterangan pada bagian tengah halaman ( Middle Page )

Selanjutnya anda buat lagi kolom dan keterangan pada bagian tengah halaman atau middle page, biasanya bagian ini untuk keterangan dokumen yang akan dikirim, lihat contoh di bawah ini.

Bentuk kolom dan keterangan bagian tengah halaman - Middle Page / Design by AW_Media

Dari contoh di atas dapat di lihat, terdapat beberapa kolom untuk keterangan dokumen berupa tempat kalimat atau narasi surat menyurat dan pada bagian bawahnya terdiri dari kolom nomor urut, nama dokumen, status dokumen dan keterangan.

Jika diperhatikan pada kolom status, di situ tulisan status saya beri tanda bintang, berarti untuk kolom tersebut silahkan anda isi dengan kode atau nama inisial. Contoh yang saya buat adalah menggunakan kode huruf dan sudah beri keterangan pada bagian bawahnya.

Baiklah rekan - rekan sekalian, sampai di sini sudah paham ya mengenai format dokumen yang akan dibuat, silahkan anda kembangkan menjadi lebih baik dan lebih bagus. Mengenai bahasa yang digunakan silahkan anda sesuaikan dengan kebutuhan dan standar perusahaan tempat anda bekerja.

3. Cara membuat kolom dan keterangan pada bagian bawah halaman ( Footer Page )

Mari berlanjut ke tahapan berikutnya, yaitu membuat kolom dan keterangan pada bagian bawah halaman - Footer Page. Pada bagian bawah halaman ini hanya terdiri dari kolom dan keterangan untuk tanda tangan pengirim dan penerima disertai dengan tanggalnya. Silahkan anda lihat contoh di bawah ini.

Bentuk kolom dan keterangan bagian bawah halaman - Footer Page / Design by AW_Media

Dapat dilihat ya..pada bagian bawah halaman hanya terdapat kolom dan keterangan untuk tanda tangan serta nama pengirim dan penerima dokumen. Jangan lupa berilah kolom tambahan untuk catatan jika diperlukan.

Untuk membuat bentuk tabulasi dan kolom pada contoh di atas, silahkan anda kembangkan di program excel anda, buatlah bentuk dokumen yang bagus dan komunikatif. Untuk menambah kolom, memperlebar jarak kolom atau row, memperbesar bentuk font serta mengatur jarak tulisan anda, silahkan pelajari cara menggunakan program excel di berbagai media internet baik di dalam artikel maupun di dalam video youtube. ( Lihat link artikel pada bagian akhir tentang cara menggunakan program excel )

CARA MENGIRIM DOKUMEN 

Dalam sistem pengiriman dokumen hanya ada dua cara, yaitu pengiriman dokumen secara manual dan pengirriman dokumen secara otomastis.

1.    Pengiriman dokumen secara manual

Pada era globalisasi saat ini ada beberapa pengiriman dokumen yang masih menggunakan pengiriman secara manual, yaitu pengiriman dokumen dalam bentuk fisik atau Hardcopy. Jadi dokumen yang akan dikirim harus di print out atau di foto copy terlebih dahulu dan disusun rapih, lalu dikirim ke pihak - pihak terkait dengan di sertai bukti transfer dokumen. Jika yang menerima dokumen lebih dari satu orang, maka dokumen yang akan dikirim harus dibuat sesuai dengan kebutuhan penerimanya, jadi berapa banyak dokumen yang harus di print out dan di foto copy ya...

2.    Pengiriman dokumen secara otomatis

Yang kedua adalah pengiriman secara otomatis yaitu pengiriman dokumen melalui jaringan internet, pengiriman dokumen ini dalam bentuk soft copy atau file yang dikirim melalui email atau jaringan sosial media lainnya. Pengiriman secara otomatis ini sangat mudah, cepat dan singkat serta ringan biayanya, karena tidak menggunakan banyak kertas utk memperbanyak dokumen. Sebelum dokumen dikirim alangkah baiknya file tersebut disimpan dalam bentuk extension PDF serta dilampirkan form transfer dokumen.

Seiring berjalannya waktu dan tehnologi informasi sudah semakin canggih, maka pengiriman dokumen melalui jaringan internet ini sudah mulai banyak digunakan oleh semua kalangan, karena dapat mempersingkat waktu, jarak dan biaya serta aman atau dokumen tidah mudah rusak.

CARA MENYIMPAN DOKUMEN DALAM BENTUK PDF 

Sekilas saya jelaskan bagaiamana cara menyimpan file excel ke dalam bentuk extension PDF, saya rasa rekan - rekan pastisudah pada tahu ya...bagaiamaba menyimpan file excel ke dalam bentuk PDF, tapi tidak ada salahnya juga ya saya jelaskan di dalam artikel ini.

Setelah form transfer dokumen ini selesai dibuat dan diisi dengan benar sesuai dengan kebutuhan, maka sebelum dikirim alangkah baiknya file tersebut disimpan dalam bentuk PDF dengan cara seperti contoh di bawah ini.

-    Masuk ke dalam menu file / ikon file ( pojok kiri atas )

-    Lalu klik save as ( sesuai tanda panah di bawah )

Cara menyimpan file ke dalam bentuk PDF / Design by AW_Media

Cara menyimpan file ke dalam bentuk PDF / Design by AW_Media

Setelah anda klik ikon save as maka akan muncul tabulasi ( seperti contoh di bawah ini ), silahkan anda pilih lokasi alamat tempat menyimpan file anda, lalu ikuti sesuai nomor urut ya, 1-Tulis nama file anda, 2-Klik type penyimpanan ( ikon save as type ), 3-pilih extension PDF, 4-Klik save.

Cara menyimpan file dalam bentuk PDF / Design by AW_Media

File anda sudah tersimpan dalam bentuk PDF sesuai alamat file yang anda masukan, biasanya akan muncul fokumen PDF secara otomatis pada layar monitor anda.

Baiklah rekan - rekan sekalian, itulah sekilas tentang cara menyimpan file anda ke dalam bentuk PDF, jika rekan - rekan ada yang punya cara yang lebih baik dan lebih bagus, silahkan tinggalkan pesan di kolom komentar ya..

" Mari berbagi ilmu demi kemajuan bersama, berilmu amaliah beramal ilmiah "  

KESIMPULAN

Dari uraian di atas dpat disimpulkan bahwasanya sebuah form transfer dokumen sangatlah penting dan dibutuhkan oleh semua perusahaan, khususnya perusahaasn yang bergerak di bidang konraktor sebagai bukti telah mengirim suatu dokumen.

Dengan semakin tingginya tehnologi informasi maja semakin cepat dalam pengiriman suatu dokumen, jarak yang jauh dapat ditempuh dengan cepat dan singkat. Saat ini pula masih ada beberapa perusahaan yang masih menggunakan pengiriman dokumen secara manual melalui transportasi logistic jalur darat, laut dan udara.

Jika setiap pengiriman dokumen yang melalui jaringan internet baik melalui email atau sosial media alangkah baiknya file tersebut sudah dalam bentuk PDF, guna menghindari hal - hal yang tidk diinginkan oleh orang - orang yang tidaj bertanggung jawab.

Baiklah rekan - rekan sekalian, sekilas artikel ini tentang fungsi dan cara membuat format dokumen transfer. Semoga artikel ini bermanfaat buat anda sekalian dan mudah - mudahan dapat dijadika acuan atau referensi anda di tempat anda bekerja. Silahkan dikembangkan menjadi lebih baik dan lebih bagus dan disesuaikan saja dengan standar dokumen perusahaan tempat anda bekerja.

GOOD JOB & SAFETY FIRST

Salam & Sukses

AW_Media

Silahkan baca artikel terkait di bawah ini :

1.    Mengenal fungsi dan tugas Project Kontrol

2.    Yang ingin kerja sebagai Dokumen Kontrol

3.    Mengenal fungsi dan tugas Dokumen Kontrol

 

Referensi Artikel terkait :

1.    12 Tips Cara Belajar Menggunakan Excel Dengan Cepat oleh Windowsku.com

2.    Tutorial cara menggunakan microsoft excel dasar & fitur - fitur excel oleh Kelas Excel